Ведение кассовой книги по закону является обязательным процессом для любых коммерческих структур, будь это крупные и средние компании, организации или же небольшие фирмы. Исключения из данного перечня составляют лишь индивидуальные предприятия (ИП). При этом, в современной реальности порой все еще случается так, что она ведется на предприятиях вручную. А ведь использование предусмотренных в рамках программ учета технических средств специального назначения дает хорошую возможность сформировать ее максимально эффективно и быстро, причем, совершенно без каких-либо ошибок. А затем, в рамках установленных норм и действующих правил, оформить и направить ее на печать без малейших проблем, возможных в данных случаях.
Стоит провести сравнение — в тех ситуациях, когда формирование книги осуществляется в ручном режиме, необходимо всегда помнить, что ее в обязательном порядке следует прошнуровать, а затем на всех страницах поставить печать и произвести нумерацию. При этом, в значительной степени затруднены как поиск, так и сверка требующейся информации.
Комплексная автоматизация бухгалтерского учета сильно упрощает работу с этим документом – книга с данными формируется в печатной форме на базе введенных документов (приходных/расходных кассовых ордеров).
Настройка кассовой книги
Что бы открыть книгу для выполнения необходимых настроек и последующей печати, от оператора требуется зайти в раздел под названием «Банк и касса». Затем, производится переход в подраздел «Кассовые документы», и далее следует нажать на кнопку с надписью «Кассовая книга».
Поскольку если в кассе имеется наличный денежный оборот, печать необходимо производить каждый день, период отчета, как правило, устанавливается за текущий день. Однако, у оператора имеется также возможность отправить на печать все имеющиеся в кассовой книге листы за определенный заданный период времени, установив его, например, за один месяц или любой другой срок.
Когда будет требоваться распечатка обложки и необходимого вместе с ней завершающего листа, пользователю нужно установить в системных настройках соответствующий флажок. Как правило, обложка бывает востребована в начале года, а потом еще на протяжении целого года будут печататься входящие в состав кассовой книги листы. И в завершении, буквально перед самым концом года, производится наконец печать завершающего листа.
Для переходов по листам книги, когда процесс ее формирования охватывает достаточно растянутый временной промежуток, необходимо зайти в меню «Еще», а затем — «Перейти к листу..».
Вывод кассовой книги осуществляется для указанной в настройках организации, в них также приводятся все необходимые данные по основным видам осуществляемой ею хозяйственной деятельности.
В случаях, когда прием наличных средств производится через терминалы, либо же они поступают через кассы ККМ, необходимо использовать кнопку с надписью «По деятельности платежных агентов». Тогда формирование отчета будет происходить в соответствии с данными документов «Выдача наличных», которые были созданы, основываясь на содержащейся в «Отчете о розничных продажах» документации. При этом, активация возможности внесения изменений в первый лист печатаемой книги производится, когда начало периода формирования кассового отчета высчитывается на момент начала года.
Что бы в книге вывести данные тех лиц, которые подписывают кассовые документы, производится заполнение соответствующих полей настроек отчета «Бухгалтер «и «Кассир».
После того, как все необходимые настройки будут установлены, а затем и заполнены соответствующие поля настроек, следует нажать кнопку «Сформировать». И наконец, производится вывод на экран Кассовой книги, в соответствии с формой КО-4.
Когда печатная форма будет создана, в ней отобразится реальное состояние кассы на указанную в настройках отчета дату. Также производится построчное указание номеров документов, описывающих движение в кассе денежных средств - кому деньги были выданы или же от кого получены. Наконец, приводится также номер корреспондирующего счета либо же подчиненного субсчета, вместе с непосредственной суммой прохода или выдачей из кассы наличных средств.
Формирование листов производится лишь по итогам тех дней, когда имел место расход или приход денежных средств в кассе. Вся процедура нумерации страниц выполняется полностью автоматически. На каждом из сформированных листов указывается оборот по расходу либо приходу денег, а также их кассовый остаток по состоянию на конец дня.
Произвести распечатку кассовой книги можно посредством нажатия расположенной в командной панели отчетного документа кнопки «Печать».
С помощью формирования рассматриваемого в данном случае документа в системе «1С Предприятие» бухгалтер получает реальную возможность избавиться от рутинной работы, заключающейся в заполнении книги в бумажной форме. Ему будет вполне достаточно заниматься ведением всех требующихся первичных документов, расходных и приходных кассовых ордеров. И если это будет происходить в порядке, описанном в инструкции, то произвести в нужный момент распечатку книги ему не составит особого труда.
Ведение документации с помощью технических средств 1С избавляет от ошибок, появляющихся из-за человеческого фактора, а также уменьшает трудозатраты, связанные с внесением данных в книгу вручную, а также с исправлением неправильного заполнения. При этом сопровождение 1С позволяет поддерживать актуальность данных программы при полном соответствии с запросами пользователей.
Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!
