Описание проекта
Ранее в компании «Навигатор» не было необходимости автоматизировать внешний и внутренний документооборот. Но по мере развития и расширения видов деятельности предприятия появился большой поток входящей и исходящей документации в разрезе заключения, отслеживания и исполнения договоров с поставщиками и покупателями.
Для нормального развития бизнеса очень важно соблюдать сроки и исполнение обязательств по договорам, в частности, чтобы не остановилась поставка строительных материалов, т.к. от срыва строительных работ, помимо финансовых потерь, страдает и репутация компании. За неисполнение договоров компания может быть исключена с торговых площадок. Соблюдение обязательств по договорам также связано с человеческим фактором, исполнительской дисциплиной. Большой поток документов и их исполнение не должны зависеть от того, что отвтетсвенные сотрудники находятся в отпуске, болеют или забыли выполнить задачу.
Руководство пришло к выводу о том, что компании «Навигатор» необходимо организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность. Поскольку предприятие с 2016 года успешно сотрудничает с Первым Битом по сопровождению программ «1С» для ведения регламентированного учета, вопросов о выборе партнера на данный проект не возникло.
Специалистами Первого Бита был предложен ряд систем для решения проблемы. Оптимальным решением стала ECM-система (Enterprise Content Management) «1С:Документооборот 8 КОРП», созданной на базе 1С. Она имеет объемный функционал, предоставляет широкие возможности для работы, а также обеспечивает высокий уровень автоматизации документооборота предприятия. Кроме того, решение является универсальным для бизнеса любого масштаба и отрасли.
Компания «Первый Бит» провела внедрение системы планирования, закупа, контроля списания и доставки по материалам на объекты строительства, настроила процесс согласования договоров/дополнительных соглашений в «1С:Документооборот», а также предоставила руководству возможность контроля за выполнением договоров и задач.
Теперь постановка всех задач, связанных с лимитами расходования денежных средств в разрезе строительных объектов и подразделений, с БДР для контроля выполнения работ по строительным объектам, а также с полноценной цепочкой от планов ПТО до доставки материалов на склад и контроль расхода на объекте осуществляются в программе «1С:Документооборот».
На предприятии организованы автоматическое согласование договоров и дополнительных соглашений, контроль за выполнением сроков, рассылка напоминаний о задачах.
Любая входящая задача, например, проект договора, проходит по заданному бизнес-процессу на предприятии и зависит от его типа: для строительного договора это один шаблон, для закупа канцелярии – другой. Для каждого типа договора разработан пакет обязательных процедур. Для контроля исполнительской дисциплины руководителям уходит дублирующая рассылка о постановке, выполнении или просрочке задачи сотрудниками.
