Все проекты English Написать директору Вебинары
Выбор региона
Ваш город:Шымкент
Поиск

ГК «Миларин» обеспечила сохранность и быстроту обработки договоров за счёт экспресс-внедрения электронного документооборота

Заказчик

Группа компаний «Миларин» основана в 1999 году. Основной вид деятельности компании – автомобильные грузоперевозки. На сегодняшний день собственный автопарк состоит из 275 автопоездов: тягачи SCANIA, VOLVO, MERSEDES, KAMAZ, полуприцепов SHMITZ и НОВТРАК. На территории предприятия расположены производственные площади, ремонтная зона, терминал для хранения груженных контейнеров, парковочные площадки автопарка, офисные и технологические здания, стоянка для легковых автомобилей сотрудников.


10

Количество автоматизированных рабочих мест

50

Количество сотрудников

Описание проекта

Документооборот компании ООО «Миларин» велся на бумаге, обмен документами осуществлялся на физических носителях или документы пересылались по электронной почте. С учетом востребованной деятельности компании, большим потоком клиентов и особенностей процессов, оформление и согласование документов на бумаге занимало много времени и было трудоемким – документ вручную передавался из отдела в отдел для согласования. Для исключения существующих недостатков присущих бумажному документообороту руководство Заказчика, приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.

Среди задач в качестве приоритетной был выделен перевод в электронный формат обработки договоров и договорной документации. Систему электронного документооборота было принято построить на базе решения «1С Документооборот».

Заказчиком была поставлена задача в течении одной недели обеспечить возможность осуществлять договорную деятельность компании в новом программном продукте.

Систему решили внедрять по экспресс-технологии, в ходе которой за неделю проводился анализ исходных данных и производилась настройка и запуск продукта в промышленную эксплуатацию. Автоматизацию начали с договоров с поставщиками, дополнительными соглашениями к ним и протоколами разногласий.

Дополнительно был скорректирован и настроен бизнес-процесс создания и обработки служебных записок, а также процесс подготовки и подписания приказов. По итогу внедрения в «1С:Документооборот» были настроены все запланированные бизнес-процессы обработки указанных документов. Также для договоров и дополнительных соглашений настроили автозаполнение шаблонов, что позволило стандартизировать формат договорных документов и минимизировать ошибки ручного ввода данных.

В завершении проекта проведено обучение ответственных за документы пользователей и администратора системы, что позволило создать условия для дальнейшей автоматизации бизнес-процессов и сокращения издержек за счет внедрения системы электронного документооборота.


Задачи проекта

1

Сократить трудозатраты на подготовку и работу с документами.

2

Оптимизировать и ускорить процессы работы с договорными документами.

3

Обеспечить сохранность документов, последовательность их хранения.

4

Обеспечить запуск системы в кратчайшие сроки на типовом функционале системы.

Результаты работы над проектом

  1. Подготовка договора или дополнительного соглашения (по форме компании) с поставщиком занимает не более 10 минут, вероятность использования неактуального шаблона или ошибок его заполнения – исключена.
  2. Отсутствуют потери времени пользователей на хождение по кабинетам руководителей для согласования договорных документов.
  3. Процедура согласования автоматизированных документов сокращена более чем в 2 раза.
  4. Отсутствуют случаи потери документов, так как все готовится, согласуется внутри единой системы электронного документооборота компании.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных

Автоматизируем учет и бизнес-процессы

Получить коммерческое предложение