Описание проекта
Компания «Приоритет» ведет реестр и контролирует все заявки на грузоперевозки, которые сотрудники обрабатывают по мере поступления. На обработку одной заявки может уходить от 20 минут до одного часа в зависимости от длительности маршрута и того, насколько сложно найти перевозчика.
Для контроля компания отслеживает статусы выполнения заказов, а по каждому заказу и этапу его перевозки сотрудники формируют отчеты, чтобы затем можно было оценить финансовый результат и маржинальность.
Раньше учет всех заявок вели в таблицах Excel. Однако из-за работы с таблицами терялось много информации, а также не было проверки заполнения необходимых полей, например статуса получения телекс-релиза, даты выхода из таможни и т.д. Работу со счетами и первичными документами бухгалтер вел в программе «1С:Бухгалтерия», но работать в разных системах было неудобно.
Вопрос об уходе от таблиц и поиске единого решения встал, когда в компании появилось больше новых клиентов. Чтобы оптимизировать процесс, компания обратилась в новосибирский офис «Первого Бита».
После интервью с заказчиком определили цели по нескольким направлениям:
- Логистика, организация маршрутов: вести реестр и контролировать все заявки, поступающие от клиентов, отслеживать статус выполнения заявки, отражать мультимодальные перевозки и иметь поэтапную аналитику.
- Регламентированный бухгалтерский учет: автоматизировать формирование пакета первичных документов по заказам, настроить разнесение платежей, поступивших от клиентов, по заказам на перевозку.
- Финансовый и управленческий учет: планировать входящие и исходящие финансовые потоки, вести платежный календарь, формировать отчеты для оценки финансового результата и маржинальности по каждому этапу мультимодальной перевозки и по заказу в целом, вести аналитику по рентабельности экспедиционных услуг, контролировать дебиторскую задолженность по всем контрагентам в разрезе заказов, вести график платежей, настроить аналитическую отчетность по фактическим расходам и доходам по произведенным перевозкам с детализацией по менеджеру, клиенту, направлению, сделке.
Так как компания уже вела работу с «1С:Бухгалтерией», по итогам интервью стало понятно, что покрыть задачи бизнеса может решение «БИТ.Экспедирование». Это модуль на базе 1С, который работает на платформе 1С:Бухгалтерии и как раз предназначен для автоматизации транспортно-экспедиторских компаний. Функционал решения максимально подходил под запросы заказчика и позволял не отказываться от привычного софта на «1С».
Команда Первого Бита подключила модуль к бухгалтерской программе. Модуль позволяет ускорить формирование заявок на перевозку, прикреплять нужные файлы в конкретной заявке и автоматизировать работу с первичными документами, что снимает нагрузку с бухгалтера.
Для доставки несколькими видами транспорта в модуле можно указывать этапы перевозки и их сроки. Деление на этапы позволяет руководителю компании получать доступ к детальной аналитике в разрезе каждого этапа и по итогу доставки оценивать рентабельность услуг.
Чтобы максимально покрыть задачи компании, требовалось немного расширить базовый функционал модуля, поэтому специалисты Первого Бита провели доработки:
- Добавили к каждому контрагенту, участвующему в заказе, контакты электронной почты для возможности отправки документов из программы;
- Добавили в заказ дополнительные реквизиты. Перечень дополнительных реквизитов добавили во вкладку «Дополнительно»;
- Создали Рабочее место менеджера для отображения необходимой информации на ежедневной основе;
- Добавили вкладку для внесения информации о контейнере.
