Описание проекта
ЗАО «Руксофт» ранее управляло своим бюджетом ДДС с использованием таблиц Excel. Ведение заявок на выдачу денежных осуществлялось через корпоративный портал Битрикс24, где также формировались планируемые поступления и счета.
Данные о движении средств по расчетным счетам и кассам изначально выгружались в Excel. Затем сотрудники вручную сопоставляли эту информацию с заявками на оплату. Так собиралась актуальная информация по факту исполнения бюджета в разрезе дирекций, подразделений, проектов и статьи движения средств. Такой сбор данных очень трудоемкий и увеличивал вероятность ошибок в факте.
Из-за отсутствия возможности просмотра первичных документов из отчетов Excel, компания столкнулась с проблемой прозрачности данных. Даже платежный календарь формировался в табличках.
Было решено автоматизировать бюджетирование и учет денежных средств на базе 1С.
Эксперты Первого Бита провели обследование бизнес-процессов компании и предложили в качестве единой информационной системы связку решений «1С:Бухгалтерия ПРОФ» и «БИТ.Финанс Управленческий учет». С помощью такого решения можно осуществить централизацию процессов бюджетного управления и управленческой отчетности, минимизировать количество ошибок, связанных с человеческим фактором и создать систему для получения оперативной, достоверной и прозрачной управленческой отчетности.
Переход от Excel таблиц на решения 1С осуществлялся в три этапа.
1. Разработка и согласование статей ДДС, создание справочников и определение структуры бюджетов.
Чтобы осуществить прозрачный и достоверный учет был разработан и согласован состав статей ДДС, разработан справочник ЦФО и проектов. Каждый проект в программе теперь привязан к определенному ЦФО, что позволяет корректно вести факт бюджетов ДДС.
Была определена структура бюджетов и отчетов, настроены правила трансляции на план счетов бюджетирования для корректного отражения остатков по счетам и сделок по займам.
2. Интеграция данных между «1С:Бухгалтерия» и «БИТ.Финанс» для оперативного доступа к информации.
Настроена интеграция данных «1С:Бухгалтерия» и «БИТ.Финанс» для оперативного получения информации по заявкам на оплату, их статусам, планируемых поступлений денежных средств и движения по справочникам: ЦФО, статьи оборотов, проекты.
Программа проверяет корректность заполнения данных по заявкам и поступлениям и при наличии ошибок предупреждает пользователя, что сокращает риск человеческого фактора. Данные об изменениях реквизитов или другой информации в оплаченной заявке теперь дополнительно хранится – это исключает любые внесения изменений задним числом по желанию пользователя.
3. Автоматизация привязки заявок и списаний к проектам, ЦФО и статьям оборотов. Создание различных видов отчетов для анализа и контроля.
Настроена автоматическая привязка заявок и списаний с расчетного счета (по дате, контрагенту, сумме) к проектам, ЦФО и статьям оборотов. Были созданы следующие виды отчетов: план-факт по заявкам, поступлениям, ДДС, рентабельности (кассовым методом).
По итогам автоматизации были сформированы отчеты по финансовому результату проектов заказчика, движению денежных средств в разрезе статей, ЦФО, проектов, которые позволяют принимать эффективные управленческие решения. Проект автоматизации позволил ЗАО «Руксофт» оптимизировать и улучшить процессы бюджетирования и управленческого учета, сделав их более эффективными и надежными.
Реализована интеграция данных с распределенным программным брокером сообщений в части оперативного получения данных в «БИТ.Финанс» по заявкам на оплату и планируемых поступлений. Была реализована обработка, позволяющая сопоставить заявки и документы списания с расчетного счета по ключевым реквизитам (дата, контрагент, сумма). Это позволило выстроить систему управленческого учета по проектам.
Краткие итоги по проекту внедрения финансового управления в компании «Руксофт»
- Сокращение трудозатрат: автоматизация на базе 1С на 20% сократила время, необходимое для сбора, обработки и анализа данных, что позволило сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
- Минимизация риска ошибок: автоматизация уменьшила вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором из-за ручного ввода данных и сопоставление информации.
- Прозрачность данных: возможность детализации документом напрямую из системы улучшила прозрачность и достоверность информации.
- Оперативная отчетность: система позволяет быстро формировать различные виды отчетов, что ускоряет процесс принятия решений на уровне управления.
- Бесшовная интеграция: синхронизация данных между «1С:Бухгалтерия» и «Бит.Финанс» обеспечивает актуальность и целостность информации.
- Контроль изменений: любые изменения в оплаченной заявке теперь фиксируются, что исключает возможность внесения изменений задним числом без соответствующей документации.
- Автоматическое разнесение заявок и расходов: автоматизация процесса привязки заявок и списаний к проектам, ЦФО и статьям оборотов упрощает учет и анализ движения средств.
- Стандартизация процессов: внедрение автоматизированной системы привело к стандартизации бизнес-процессов, что улучшило их предсказуемость и управляемость.
