Московская областная дума усилила контроль исполнения сметы расходов и доходов с помощью программ «1С»

Описание проекта

В учреждении работает более 400 человек. Ежемесячно заполняется более 500 кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев — окладов, классных чинов, различных надбавок и премий с учетом источников финансирования.

Функция главного распорядителя бюджетных средств и большое количество используемых кодов бюджетной классификации требуют точного учета бюджетных данных (ассигнований, лимитов бюджетных обязательств, полученных объемов финансирования) и своевременного внесения в эти данные изменений на основании уведомлений, законов о внесении изменений в закон о бюджете, а также в случае внесения технических правок. При редактировании бюджетных данных необходимо сохранять историю изменений.

Еще одна важная для учреждения задача — учет большого количества операций по нефинансовым активам (основные средства, материальные ценности, нематериальные активы) с указанием получателей и их местоположения. При оформлении этих операций необходимо быстро создавать и согласовывать складские и бухгалтерские документы. В связи с запланированным на лето 2021 года переездом в другое здание учреждению предстояло практически единовременно оформить и подписать сотни документов о перемещении и списании основных средств.

Программное обеспечение, использовавшееся в учреждении для регламентированного учета и расчета зарплаты, морально устарело. Документы согласовывались на бумаге. Многие задачи кадрового учета выполнялись вручную. Например, не было автоматизировано формирование штатного расписания, сотрудники вносили изменения в расписание и составляли отчеты о занятости ставок вручную, возможности быстро получить информацию по вакантным ставкам не было. При формировании приказа на отпуск кадровик брал карточку сотрудника и считал, сколько у сотрудника осталось дней из резерва отпусков, а затем руками вносил эти данные в приказ. Много времени уходило на расчет зарплаты сотрудникам, подготовку регламентированной и управленческой отчетности.

Думе требовалась новая информационная система, которая помогла бы организовать оперативный контроль исполнения смет, ускорить формирование регламентированной отчетности, подготовку кадровых документов и расчет зарплаты. Необходимо было организовать оперативный складской учет, внедрить систему внутреннего электронного документооборота и ускорить согласование документов о поступлении, выдаче и списании нематериальных активов.

Для решения поставленных задач были выбраны системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Партнером по внедрению стала компания «Первый Бит».

Из-за карантина и ограничений по Covid-19 внедрение решений выполнялось удаленно. В ходе проекта были разработаны правила переноса справочников, остатков по счетам учета и другой накопленной в старых программах информации. Между конфигурациями «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» реализован автоматизированный обмен данными о подразделениях, должностях и сотрудниках.

Проект был реализован в сжатые сроки: переход на 1С:Бухгалтерию государственного учреждения занял всего 3 месяца, на 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения — 5 месяцев.

Благодаря автоматизации на 30% сократилось время (в трудочасах) на сбор и анализ информации для целей финансового планирования и контроля за расходованием денежных средств. Время на расчет зарплаты сотрудникам сократилось вдвое. Новая система, созданная на основе решений «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», полностью соответствует нашим ожиданиям.

Альфия Медхатовна Тагаева, главный бухгалтер Московской областной думы

Задачи проекта

Обеспечение своевременного, полного и достоверного отражения в бюджетном учете операций по исполнению бюджетной сметы, повышение оперативности формирования отчетности об исполнении бюджета, а также предоставлении информации для принятия управленческих решений.

Расчет заработной платы и кадровый учет в единой информационной системе.

Результаты работы над проектом

Новая система, развернутая на 28 рабочих местах, позволила добиться следующих результатов:

Обеспечено оперативное ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства к учету казенных учреждений и особенностями деятельности Московской областной думы. Регламентированная отчетность формируется втрое быстрее. Руководство оперативно получает управленческие отчеты, необходимые для контроля движения денежных средств, исполнения бюджетной сметы и обязательств по договорам в разрезе кодов бюджетной классификации (КБК) и кодов экономической классификации (КЭК).
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения реализован дополнительный функционал для ведения складского учета. Два кладовщика учреждения работают в единой системе с бухгалтерией. Отпуск со склада столов, стульев, канцелярских товаров, сувенирной, наградной продукции и прочих нефинансовых активов оформляется в автоматическом режиме. В системе настроен автоматический подбор остатков при формировании складских документов, на основании складских документов автоматически заполняются соответствующие бухгалтерские документы. В любой момент в системе можно получить актуальную информацию об остатках на складе и сформировать реестр складских документов. Существенно сократилось количество ошибок, в 2 раза ускорилось формирование документов кладовщиками и отработка этих документов бухгалтерией.
Активно используются механизмы внутреннего электронного документооборота (ЭДО). В системе реализовано автоматическое направление документов по маршрутам согласования, настроены правила внутреннего ЭДО для оформления и подписания документов о принятии к учету и списании основных средств и нематериальных активов. Согласование документов упростилось, скорость согласования выросла в 4 раза. За время подготовки и переезда Московской областной думы в новое здание в системе были согласованы и подписаны электронной подписью сотни электронных документов.
Время на расчет заработной платы сотрудников Московской областной Думы сократилось на несколько дней. Ускорился процесс подготовки и предоставления в контролирующие органы квартальной регламентированной отчетности РСВ, отчетности по страховым взносам, отчетов 4-ФСС, 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Руководство получило возможность формировать произвольные аналитические отчеты по персоналу с любой детализацией и за любой период.
Автоматизирована работа со штатным расписанием: ведение штатного расписания и изменений к нему (в том числе в связи с вводом новых тарифных ставок), формирование отчета о занятости ставок на выбранную дату. Ускорено формирование списков работников по различным условиям — по количеству положенных дней отпусков сотрудников, исполненных и оставшихся очередных и дополнительных отпусков. Сокращено время сбора данных для подготовки кадровой отчетности, реестров государственных гражданских служащих, реестров лиц, замещающих государственные должности и реестров лиц, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы.
Обеспечена защита персональных данных работников от постороннего доступа в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Автоматизировано перечисление НДФЛ в ИФНС и формирование необходимых внутренних аналитических отчетов, реестров, расчетных ведомостей и справок для каждого перечисления зарплаты в банк. Реализована оперативная выгрузка данных в файл для перечисления заработной платы в банки с поддержкой актуальности форматов файлов для банков. Настроены шаблоны форм кадровых приказов, распоряжений, дополнительных соглашений и контрактов. Организован оперативный расчет отпусков за счет резерва на конец года и автоматическое списание по ним, печать уведомлений об отпусках сотрудника с учетом графика и переноса отпусков.