Описание проекта
Компания использовала множество бумажных документов и различных программ для управления персоналом и кадрового документооборота. Данный подход вызывал большое количество ошибок и несоответствий, из-за чего сотрудникам было сложно понимать и обрабатывать информацию. Возникали большие проблемы со сбором оригиналов документов, они собирались очень сложно и долго. По этим причинам компания приняла решение автоматизировать часть задач, связанных с кадровым учетом.
Представители компании обратились в «Первый Бит» из Новосибирска с запросом снять эту рутинную громоздкую задачу с сотрудников и сделать процесс проще и удобнее. В результате было принято решение о внедрении системы на базе сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Выбор данного решения был обусловлен возможностью интеграции с уже используемой в компании программой «1С:Зарплата и Управление персоналом». Главным условием при выборе сервиса была возможность перехода от бумажного документооборота к электронному формату и удобство работы для основных пользователей системы. Важно было не усложнить работу конечных пользователей излишними переходами в дополнительные окна/журналы документов для работы с КЭДО.
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» представляет собой удобный инструмент, предназначенный для управления документами в персональном аккаунте для сотрудников и руководителей. Он позволяет получать доступ к необходимой информации через мобильное приложение или веб-браузер на любом устройстве, что облегчает процесс взаимодействия между удаленными сотрудниками и кадровыми специалистами.
В процессе внедрения специалисты Первого Бита смогли оптимизировать управление кадровым документооборотом:
- Теперь возможно обмениваться различными документами, включая созданные в программе, собственные версии с загруженными печатными формами и произвольные документы, все из которых имеют юридическую силу.
- Для подписания документов используются электронные подписи, что позволяет сократить время на обработку заявлений сотрудников.
- Соответствует требованиям статьи 136 ТК РФ об ознакомлении с расчетными листами, так как отпадает необходимость распечатывать их и получать подписи сотрудников.
- Сотрудники могут самостоятельно вносить изменения в свои персональные данные, которые затем утверждает бухгалтер в программе 1С.
- Все кадровые документы, подписанные как сотрудниками, так и организацией, хранятся в самой программе, что обеспечивает их надежное и удобное управление.
