Описание проекта
В АО «ЖТК» кадровый учет и расчет заработной платы осуществлялся децентрализовано в системах: «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5», «1С:Зарплата и кадры на платформе 7.7», «1С:КАМИН», «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1». Не было консолидирующей базы, в которой бы формировалась сводная регламентированная и управленческая отчетность.
Формат баз данных не был единообразен из-за использования нетиповых конфигураций «1С:Предприятие», которые поддерживались разными сторонними подрядчиками. Настройки систем учета не являлись едиными, один и тот же механизм реализовывался в каждом филиале индивидуально. Названия должностей и подразделений в системе не соответствовали утвержденным. Кадровые приказы печатались в Word или после формирования в системе правились вручную.
В филиалах различалась трактовка состава расчетных баз идентичных надбавок и премий.
Отсутствовал единый подход к функционалу каждой службы, за одни и те же работы в филиалах отвечали различные службы: кадровая, расчетная и ОТИЗ. Ответственным лицам центрального аппарата для получения оперативной информации по начислениям необходимо было делать запрос и ожидать его выполнения исполнителем в филиале. Если ответ составлен не в требуемом разрезе, необходимо было проходить весь путь с запросом заново, что увеличивало время формирования отчета, т.к. филиалы находятся в разных часовых поясах.
Формирование проводок для начисления оценочных резервов по отпускам было затратным по времени. Единой методики формирования проводок придерживались не в полном объеме. Отсутствовали единообразные автоматизированные принципы формирования регламентированной и отраслевой отчетностей, что увеличивало сроки и сопровождалось повышенными трудозатратами, в том числе при консолидации отчетности в целом по компании.
Предприятию требовалось внедрение типового программного обеспечения для снижения затрат на эксплуатацию автоматизированных информационных систем кадрового учета и расчета заработной платы. Персональные и пользовательские данные, хранящиеся в системе, требовали защиты, сохранности и безопасности использования.
Специалисты компании «Первый Бит» провели ряд подготовительных работ: составлялись в несколько этапов шаблоны запросов к филиалам на основные характеристики каждого типа начислений: анализировались, выделялись общие и спорные моменты. Далее составлялось описание характеристик каждого начисления/удержания, разъяснение применения и результаты рассылались по филиалам. На основе этих данных проводились настройки в системе.
В результате внедрения единой системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» работа на предприятии стала централизованной и регламентированной. Были выделены ответственные сотрудники центрального аппарата, которые имеют право вносить новые данные и изменять существующие. Справочник «Подразделения» был приведен к единообразной кодификации, проверены и откорректированы все наименования. Графики смен с названиями по фамилиям сотрудников, годам и т.д. были удалены. Стал использоваться типовой механизм смен и режимов работ. Наименования были приведены к единому типу, чтобы любому пользователю по названию был понятен режим работы.
В рамках проекта была произведена доработка системы под требования компании:
- формирование различных приказов;
- учет образования сотрудников;
- учет дисциплинарных взысканий и поощрений;
- учет выданных трудовых книжек;
- учет оплаты работы в праздничные и выходные дни;
- конструктор трудовых договоров;
- модуль автоматического формирования проводок;
- требования коллективного договора.
Помимо этого, настроена интеграция с системой бухгалтерского и налогового учета «1C:Управление холдингом 8».
Проект был реализован в сжатые сроки и затронул большую территориальную распределенность. Все работы проводились в дистанционном формате. Произведен переход с различных программ в единую систему, что зачастую требовало оперативных изменений в бизнес-процессах компании или оперативных изменений в уже настроенных и использующихся алгоритмах. Формирование проводок по оценочным обязательствам необходимо было реализовать таким образом, чтобы переход на типовой функционал в будущем (через год) был безболезненным и не требовал «доработки по удалению доработки».
В итоге в рамках проекта специалисты компании «Первый Бит»:
- внедрили единую систему на базе 1С:ЗУП КОРП;
- выполнили тиражирование централизованной системы на филиалы компании;
- провели удаленное обучение сотрудников в различных регионах страны;
- выполнили нормализацию НСИ;
- привели к единому виду способы отражения зарплаты, которые структурированы и загружены из бухгалтерской системы с запретом на создание новых;
- конвертировали и перенесли исходные данные.
Все работы производились максимально оперативно, без остановки текущих работ.
Проект Первого Бита заслужил внимание на международном конкурсе лучших проектов автоматизации управления и учета «1С:Проект года» и победил в номинации «Лучший проект в отрасли».
Василий Загрудный, главный бухгалтер АО «ЖТК»
