Построение и автоматизация процессов планирования в одном из крупнейших химических предприятий России АО «Пигмент»

Учет и планирование в АО «Пигмент» велись в двух основных системах: корпоративно-информационной системе «КРАТА» собственной разработки и «1С:Управление производственным предприятием», между которыми был настроен обмен данными. Поскольку планирование продаж в «1С:Управление производственным предприятием» было построено по номенклатурным группам, а планирование производства – по номенклатуре, то данные о предложениях к наработке продукции приходилось вносить вручную. Годовые планы продаж формировались в Excel. Графики выпуска продукции и полуфабрикатов цехами по дням формировались в «1С:Управление производственным предприятием» и сверялись с общим планом производства вручную. Все это оказывало влияние на скорость и точность процессов планирования. Сверка планов была трудоемкой и выполнялась частично. Процесс согласования и уточнения планов проходил в полуручном режиме. В результате это приводило к повышенным складским остаткам готовой продукции и сырья на складах, образованию неликвидов, выпуску не всегда востребованной продукции.

Рисунок 1. Историческая архитектура

Необходимо было разработать единую систему планирования для всех подразделений предприятия, в которой было бы удобно составлять взаимосвязанные планы по различным сценариям работы, а также вносить ежедневные корректировки и контролировать фактическое выполнение планов по различным аналитическим показателям. В качестве основной системы для АО «Пигмент» было выбрано решение «1С:ERP Управление предприятием» версии 2.5.

Реализация планов производства с детализацией до дня. План-фактный анализ

Исторически график производства по дням формировался в «1С:Управление производственным предприятием». По нему технологи цехов проводили расчет потребностей в сырье, полуфабрикатах, энергоресурсах, таре и вспомогательных материалах. Корректировка графиков производства цехами проводилась на бумаге вручную. Месячные планы продаж и планы производства корректировались ежедневно на основании корректировок заказов покупателей. Для того, чтобы повысить точность объемно-календарного планирования, необходимо было разработать систему взаимоувязанных планов «год-квартал-месяц-день» на основе сценариев планирования. Проблема «несинхронности» планов была решена с помощью единой детализации продукции во всех планах, в виде задания продукции по номенклатуре и характеристике, и формировании следующего плана на основе текущего. Для проверки сходимости планов используется отчет «Сбалансированность планов».

Благодаря ресурсным спецификациям система «1С:ERP Управление предприятием» автоматически определяет компоненты, из которых изготавливается продукт и состоят этапы его производства. Они дают возможность получать прозрачную структуру данных о продукции, полуфабрикатах и материалах, которые необходимы для планирования. Разузлование плана производства до полуфабрикатов и последующий расчет потребности в материалах проходит в автоматическом режиме, за счет информации ресурсных спецификации.

Такой подход позволяет выстраивать цепочку взаимоувязанных планов в системе:

• на основании годового плана продаж и заказов клиентов создается перспективный скользящий план продаж на три месяца;
• из перспективного плана продаж, остатков готовой продукции и гарантированных запасов, создается скользящий план производства на три месяца;
• на основании плана производства формируется график работы цеха по дням и рассчитывается потребность в материалах на каждый день работы цеха;
• рассчитанная потребность в материалах по плану производства, является потребностью к закупке в 4-х месячных планах закупок, который зависит от сроков поставок сырья из-за границы.

Взаимосвязь планов позволяет сократить трудозатраты: потребности в сырье, полуфабрикатах, таре и вспомогательных материалах для планов закупки формируются автоматически. Ежедневно для план-фактного контроля за работой цеха заполняется документ «Ожидаемый выпуск», который позволяет отслеживать уточненный факт выполнения графика производства. В удобном режиме формируется прогноз, при анализе можно посмотреть, как менялся факт.

Управление закупками

План закупок формировался ежемесячно и корректировался при изменениях в потребностях производства, но в плане не всегда учитывалась информация по характеристикам. Появлялись расхождения при заказе и оприходовании, списанию материалов на выпуск на основе спецификаций по плану и факту. При переходе в «1С:ERP Управление предприятием» процесс закупок ускорился, потребности по закупкам сырья и материалов составляются на основе планов производства. Расширен горизонт планирования на четыре месяца вперед по отечественному и импортному сырью, используются алгоритмы скользящего планирования и предплановый период для уточнения остатков. Планы закупок ежедневно корректируются на основании изменения потребностей планов производства. При формировании плана закупок тары используются данные о потребности по спецификациям и дополнительной таре, продаваемой вместе с готовой продукцией. Доработана система отчетов по закупкам и планированию остатков материалов по дням на основании заказов поставщикам и расходам на производство по дням.

Управление продажами

Для подразделений продаж созданы сценарии годовой план продаж и перспективный план продаж на три месяца с различными детализациями по подразделению и менеджерам. Реализован алгоритм расчета уточнения планового остатка продукции на первый планируемый период, за счет данных о реализации и выпуске продукции. Дополнительно реализована возможность составления планов поступления денежных средств по клиентам и продажи по персональным ценам.

Расчет плановой себестоимости продукции

Для оценки прибыли от производства реализован механизм формирования и расчета плановой себестоимости продукции плана производства. Расчет плановой себестоимости был значительно доработан в части распределения цеховых, общезаводских и коммерческих расходов. Алгоритм распределения плановых затрат был доработан в соответствии с расчетом фактической себестоимости. Проведена доработка отчетов. Для всех планов настроены разделение прав доступа и автоматизирован контроль задач сотрудников и согласования их внутри «1С:Документооборот».

Для удобства работы специалистов доработали систему под итоговые требования:

1. Планирование продаж:

• заполнение по эталонному плану для формирования плана продаж «по кнопке»;
• в годовой план добавлены показатели: выручка, прибыль, плановая рентабельность, план продаж предыдущего года, ожидаемое выполнение бюджета предыдущего года, фактические продажи на текущий год, фактическая рентабельность. Все эти значения формируются «по кнопке» в необходимом разрезе;
• в перспективный 3-х месячный план продаж добавлены данные предпланового периода для расчета точного ожидаемого остатка продукции на складе на начало планируемого периода: остаток на складе и фактическая продажа в предпланируемом периоде, ожидаемая сдача продукции цехом в предпланируемом периоде, ожидаемые продажи до конца предпланируемого периода;
• необходимые отчетные формы для формирования и анализа плана продаж и план-фактного анализа.

2. Планирование производства:

• реализована форма для формирования плана производства в одном окне, так же «по кнопке», заполняются данные по определенному алгоритму (на основании данных уже введенных в систему планов продаж), данные об остатках продукции и полуфабрикатов, данные выпуска продукции аналогичного периода прошлого года;
• реализовано разузлование продукции до полуфабрикатов, с разделением на выпуск и потребность каждого полуфабриката по цехам и продуктам, при необходимости выпуск полуфабриката может быть скорректирован на основании остатков полуфабрикатов в цехах;
• реализован расчет в материалах по готовую продукцию и полуфабрикаты по каждому периоду на основании спецификаций;
• формируется график производства в разрезе дней на основании 3-х месячного плана производств;
• разработан документ по отслеживанию ожидаемого выпуска продукции, в котором ежедневно данные о фактическом выпуске уточняются в разрезе месячного плана производства. Данные ожидаемого выпуска используются в планах продаж для расчета ожидаемого остатка первого планируемого периода;
• реализованы отчетные формы для проведения анализа план-факт в необходимых разрезах, с необходимой аналитикой.

3. Планирование закупок:

• реализована форма для планирования каждого подразделения в одном окне, так же «по кнопке». Заполняются данные по определенному алгоритму (на основании данных о потребности в материалах уже имеющихся в системе из планов производства);
• реализован предплановый период и расчет, по его данным, начальных остатков на первый планируемый период;
• реализовано порядка 10 форм дополнительных отчетов;
• потребности и изменения потребностей в материалах так же фиксируются в системе, разработана система отчетов дающая возможность в удобном виде проводить их анализ.

4. Планирование денежных средств (ДС):

• реализовано планирование ДС на основании денежных планов продаж по клиентам;
• разработаны отчеты план-факт по поступлениям ДС и прогнозированию кассовых разрывов;
• реализована возможность отслеживания помесячного исполнения годового бюджета продаж, оценки затрат по плану производства и поступлению ДС по плану продаж по клиентам.