Описание проекта
До старта проекта в компании наблюдалась сложная ситуация, характеризующаяся недостаточной связью персонала с бизнес-процессами компании. Отсутствие четкого представления о бизнес-процессах и их взаимосвязях приводило к неоптимальной координации действий и распределению ответственности. Не было установлено наглядного дерева связей, которое бы показывало структуру и логику процессов, а также определяло ответственных лиц за их выполнение.
Ведение документации происходило при помощи Excel, что создавало множество проблем и ограничений. Подобный способ учета не только требовал значительных временных затрат на заполнение, обновление и анализ таблиц, но и увеличивал вероятность ошибок в данных из-за ручного вмешательства. В контексте быстрого масштабирования компании заказчика, ручное ведение учета становилось все более неэффективным и несостоятельным.
Масштабирование компании создавало дополнительные вызовы для существующих рабочих процессов. Необходимость оперативного реагирования и обработки большого объема данных усиливала нагрузку на персонал и приводила к росту временных затрат на выполнение задач. Все это в совокупности замедляло темпы работы, снижало эффективность и увеличивало риски возникновения ошибок и задержек в проектах.
Партнер по внедрению новой информационной системы был выбран после тщательного анализа рынка и оценки компетенций различных компаний. В результате выбор пал на проектную команду компании «Первый Бит» из офиса Спортивная. Профессионализм, обширный опыт в сфере внедрения российского программного обеспечения и успешные проекты в области автоматизации бизнес-процессов убедили в способности команды эффективно реализовать поставленные задачи. Важным фактором также стала их специализация в области строительства и автоматизации холдинговых структур, что обеспечивало более глубокое понимание специфики бизнеса и гарантировало успешное внедрение информационной системы.
Специалисты Первого Бита предложили в качестве оптимального варианта – внедрение систем 1С:Бухгалтерия предприятия и БИТ.Финанс.Холдинг.
Проект выделяется своей уникальностью благодаря спроектированной и разработанной автоматизированной системе учета оружия на базе 1С. Эта система предоставляет следующие возможности:
- Детальный учет выданного оружия или патронов для каждого сотрудника компании.
- Отслеживание запасов оружия и патронов по сейфам предприятия.
- Учет по серии РСЛа для каждого сотрудника.
- Функционал напоминания о необходимости продления разрешения на оружие.
Эти функции позволяют эффективно контролировать оборот оружия в компании и обеспечивать соблюдение законодательства в области оборота оружия.
Внедрение Бит.Финанс.Холдинг представляет собой значительное достижение в оптимизации и совершенствовании бизнес-процессов в компании:
- Интеграция различных функциональных блоков. Проект объединяет несколько ключевых аспектов управления предприятием, таких как механизация и автотранспорт, снабжение и склад, бюджетирование, казначейство и управление договорами. Это позволяет создать единое информационное пространство, обеспечивающее синхронизацию данных и процессов между различными подразделениями компании.
- Глубокая настройка под бизнес-процессы заказчика. Одной из ключевых особенностей проекта является его способность адаптироваться под уникальные бизнес-процессы компании-заказчика. Это означает, что система не просто заменяет старые процессы, но и учитывает специфические потребности и требования заказчика, что повышает эффективность ее использования.
- Автоматизация заполнения документа. Путевой лист из внешней информационной системы мониторинга автотранспорта и создание отчета для сверки данных: Целью доработки является автоматизация заполнения Путевого листа из внешней информационной системы мониторинга автотранспорта и создание отчета для сверки данных в Путевом листе с данными мониторинга. Компания для автоматизации бизнес-процессов по мониторингу и контролю своего автопарка применяет систему мониторинга автотранспорта, оснащенную специальным оборудованием - терминалами GPS и программным обеспечением. Сотрудник компании вручную заполняет Путевые листы и сравнивает их с данными информационной системы. Важно отметить, что в пути водитель автотранспорта останавливается на отдых, и данное время не учитывается отдельно от поездки.
- Интеграции с личными кабинетами Роснефть, Лукойл и Газпром по заправкам. Доработка направлена на интеграцию с личными кабинетами Роснефть, Лукойл и Газпром по заправкам с целью автоматического отражения заправок в системе Бит.Финанс.Холдинг на основе данных из указанных личных кабинетов.