Описание проекта
На момент начала проекта инфраструктура ГК «ДИгрупп» представляла собой две отдельные системы под разные организации – 1С:УПП 1.3, в которой велась розничная торговля, и 1С:КА 1.в которой велась оптовая торговля. В каждой из них велась какая-то часть блока расчета заработной платы и управления персоналом. Работа по блоку включала большой объем ручных процессов: практиковался бумажный обмен по табелям, которые формировались из Далиона (системы для розничной торговли); на основе этого табеля считали начисления; большое количество обособленных подразделений в разных регионах требовали подачи отчетности в разные налоговые; расчет премий в оптовой базе не был автоматизирован; после изменений в законодательстве в декабре 2022 г. НДФЛ собирали вручную; управленческие начисления для двух организаций считали через специальную обработку.
Руководством компании было принято решение выстраивать современную IT-экосистему на базе 1С. В рамках оптимизации существующей инфраструктуры совместно с проектной командой Проектного Центра Красноярск было принято решение в первую очередь осуществить поэтапный переход на 1С:ЗУП КОРП 3.1. Выбор программы был обусловлен его широкой функциональностью, в частности наличием системы KPI и возможностью одновременного ведения регламентированного и управленческого расчета заработной платы.
Проект велся по методологии каскада, поэтапно, от этапа обследования к моделированию и проектированию, и далее к разработке и внедрению.
В рамках обследования основные сложности были выявлены в отношении расчета премий, так как было необходимо совместить начисления для оперативного учета и начисления для регламентированного учета в рамках одной системы, учитывая особенности и потребности заказчика. Сама методика расчета премии включала множество составляющих – фактически отработанное время, регламентированные неявки (отпуска, больничные, командировки), и все эти составляющие необходимо было учесть в доработке.
Для расчета премии команда проекта развернула отдельно начисление зарплаты, включающее организационную структуру предприятия и ведение тарификации. Типовой функционал 1С:ЗУП КОРП 3.1 не дает такой возможности. Команда проекта реализовала доработку, позволяющую проводить разовое начисление как отдельно в регламентированном учете и отдельно в оперативном учете, так и синхронизировано и там и там.
Чтобы корректно выгружать информацию в учетные системы 1С:КА 1.1 и 1С:УПП 1.3 в рамках оперативного учета, добавили документ отражение зарплаты в оперативном учете в 1С:ЗУП КОРП 3.1. В зависимости от типа документа интеграция идет в разные базы.До внедрения пользователи делали табеля в системе Далион в магазинах, распечатывали их, и затем в 1С:УПП 1.3 за счет табелей из таблиц xlsx вносили показатели для расчета премии, путем частичной загрузки. Таким образом расчет премиальной части зарплаты был усложнен, в 1С:КА 1.1 премию считали вручную. После внедрения табельщики работают напрямую в 1С:ЗУП КОРП 3.1 через web-клиент, что значительно ускоряет процесс обработки данных из табелей и сокращает объем ручного труда. Кроме того, типовой табель обязательно заполняется с учетом регламентированной организации. Доработанный табель позволяет указывать только структурное подразделение и вести нескольких сотрудников, оформленных в разных организациях, но входящих в одно структурное подразделение, в одном табеле.
В ходе проекта заказчик поменял методику учета командировок для оперативного учета и стал иначе считать премии на период командировки. Это мотивировало команду проекта на дополнительный анализ учета начислений по отсутствиям сотрудников. Добавили возможность учета таких начислений одновременно в оперативной и в регламентированной зарплате при условии, что установлена настройка единовременного отражения в регламентированном и оперативном учете. Это особенно актуально, чтобы отпуска, больничные и другие начисления по среднему заработку не уменьшали премию.
Существенные ограничения во времени (4 месяца от старта обследования до внедрения) не дали возможности провести тестовый запуск и заблаговременную начальную загрузку данных. С 1 января 2024 г. работать начали сразу в рабочей базе. В связи с этим часть доработок реализовывали после запуска, по мере возникновения потребности. Например, так было с доработкой, учитывающей особенности производственного календаря для розничной сети.
Изначально упор в проекте делался на розницу в 1С:УПП 1.3, исходя из посыла, что в 1С:КА 1.1 низкий уровень автоматизации и не стоит принимать ее во внимание. По факту оказалось, что то, что правильно для розницы, не всегда корректно для опта. Кроме того, загрузка данных по штатному расписанию была подогнана под розницу, определенным образом велись структурные подразделения. Новая система учета с иной методологией повлек необходимость заново вносить данные, по сути перенос данных для расчета зарплаты в 1С:ЗУП КОРП 3.1 на штат в 1300 человек проводился почти вручную, часть данных нельзя было синхронизировать. С целью минимизировать ручной труд проектная команда постоянно перезагружала в этот период данные, делала специальные обработки, чтобы не вносить одну и ту же информацию в несколько мест.
Команда Проектного Центра Красноярск реализовала дополнительные настройки синхронизации, позволившие нивелировать проблему задвоенности данных в старых базах. Так как доработки нетиповых систем 1С:УПП 1.3 и 1С:КА 1.1 время от времени провоцировали ошибки, понадобилась доработка модулей, задающих алгоритм, как должна работать программа в том или ином случае.
В рамках проекта был реализован АРМ, позволяющий делать групповое изменение начислений для позиций штатного расписания. Теперь пользователи могут автоматически по определенным отборам менять начисления – по должности, по организации, по структурному подразделению. Например, при изменении оклада для определенной группы должностей в рамках одного структурного подразделения автоматически будут изменены регламентированные начисления и все связанные с окладом начисления.
Значительный объем трудозатрат пришелся на настройку интеграций. Проектная команда настроила при помощи планов обмена и правил КД2 интеграции 1С:ЗУП КОРП 3.1 с нетиповыми базами 1С:УПП 1.3 и 1С:КА 1.1 и с самописной системой по оперативному учету. Из 1С:ЗУП КОРП 3.1 в 1С:КА 1.1 и 1С:УПП 1.3 выгружаются ведомости для выплаты заработной платы, НСИ, отражение зарплаты в бухгалтерском и оперативном учете. Обратно из 1С:УПП 1.3 в 1С:ЗУП КОРП 3.1 загружаются данные для расчета зарплаты Типового такого обмена нет. Основная сложность была в отражении заработной платы в бухгалтерском и оперативном учете, так как нужно было провести соответствие способов отражения с проводками и счетами, которые нужно устанавливать в том или ином случае.
Чтобы реализовать интеграции 1С:ЗУП КОРП 3.1 с самописной базой для оперативного учета для оптовой организации, проектная команда добавила возможность функции БСП для работы с обменами и дописали систему заказчика под интеграцию. Загружать данные в самописную базу нужно по собственным правилам, соответственно данные из 1С:ЗУП КОРП 3.1 надо преобразовать в данные этой базы, которые не соотносятся с типовыми документами. Документ сначала подгружается и в 1С:КА 1.1, и в самописную оперативную базу. При этом часть данных из документа нужна в обеих системах, а часть только в 1С:КА 1.1.