Описание проекта
До знакомства с компанией Первый Бит процесс документооборота в компании «Галла» практически полностью опирался на бумажные носители, личные контакты, а также разрозненную систему учета документов в «реестре документов» оформленных в ПО «Excel», что приводило к искажению и потере данных. Происходили многократные ручные запросы по исполнителям документов. Не было возможности получить единый сводный отчет по состоянию исполнения и взаимодействий с клиентами. Кроме того, процессы документооборота не были описаны и регламентированы, что приводило к длительному согласованию. У делопроизводителя много времени уходило на перемещения между службами, но и на сам процесс подписания, т.к. исполнители часто отсутствовали на совещаниях и физически не могли согласовать или подписать документы.
По мере развития компании, увеличения количества документации и улучшения качества внутренних процессов было принято решение о переходе на новый уровень работы с информацией, что инициировало поиск решения для автоматизации работы с внутренним документооборотом. С данной задачей компания «Галла» обратилась в Первый Бит Омск, и первой точкой касания было участие в обучающем мероприятии, где руководство приняло окончательное решение в пользу автоматизации документационной работы на базе программы 1С:Документооборот ПРОФ.
Этапы внедрения:
- Предпроектное обследование: интервью ключевых пользователей, анализ схемы потоков данных, схемы взаимодействий между отделом в части обмена. документами, поиск разрывов в бизнес-процессах.
- Моделирование бизнес-процессов с ключевыми пользователями: разработка алгоритма движения и согласования всех документов внутри компании.
- Внедрение системы 1С: Документооборот согласно этапам обследования и моделирования.
- Ввод в эксплуатацию: обучение пользователей, поддержка и сопровождение в период тестовой эксплуатации и далее по договору сопровождения.
