Описание проекта
Администрации университета ВГТУ необходимо было упростить сбор плана финансово-хозяйственной деятельности, формирование отчетности и контроль лимитов денежных средств.
Была проблема ручного сбора планов отделом финансового планирования ВГТУ и их свода в Excel. Процесс мог занимать недели – планы предоставлялись в разрозненном виде (отличались по детализации, содержанию, форме предоставления и т.д.). Такая же ситуация была со сбором факта, формирование отчетов в различных разрезах (в том числе плана финансово-хозяйственной деятельности).
Контроль лимитов денежных средств также осуществлялся в Excel и был трудозатратным: для согласования каждой заявки отдел планирования должен был проверить в файлах, заложена ли нужная сумма, и не превышает ли ее сумма из заявки.
Для решения этих задач клиенту было предложена связка решений «БИТ.Управление финансами государственного учреждения» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», которая уже используется в университете – это упрощает получение фактических данных, и исключает проблемы в интеграции двух программ.
Планирование финансово-хозяйственной деятельности
Заявки, поступающие в плановый отдел ВГТУ, собирались в единый план в Excel. Сбор данных мог растягиваться на недели: данные поступали в разрозненном виде, с некорректными аналитиками. Например, статью затрат на связь каждый отдел мог называть по-своему: добавляя название контрагента (Мегафон, МТС и т.д.), ответственного от отдела, добавляя кавычки, скобки и тд. Если плановый отдел не корректировал заявки вручную перед занесением в общий план, то корректный итоговый отчет по затратам в различных разрезах свести было невозможно.
Чтобы исключить ошибки в новой системе БИТ.УФГУ, создали справочник центров финансовой ответственности. За каждым центром закрепили справочник статей доходов и расходов, каждую статью структурировали. Загрузили план на 2022 год из Excel в новую систему и фактическое исполнение за январь-май 2022 г., устранили ошибки, которые были в файлах.
Такие настройки сводят к нулю ошибки, связанные с некорректным отражением статей. Стало возможным проанализировать прошлые периоды, оперативно получать отчеты в различных направлениях бюджетирования: по видам деятельности, по статьям доходов и расходов, в разрезе центров финансовой ответственности (подразделения, филиалы), источников финансирования, проектов (мероприятий), контрагентам и т.д. Раньше приходилось эти данные собирать вручную. По итогу в 2 раза сократилось время сведения плана.
Контроль лимитов и резервирование денежных средств
В начале года по каждой статье расходов закладывается сумма, которую планируется потратить в течении года. Прежде чем согласовать заявку расходование, экономист планового отдела проверял свободный остаток денежных средств: сверял сумму, заложенную в начале года и траты по данной статье, которые проходили ранее. Учитывая, что всю информацию собирали в Excel, оперативное получить данные о фактическом исполнении плана было невозможно и занимало много времени.
«БИТ.Управление финансами государственного учреждения» реализован как встроенный блок в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и информация о фактически потраченных средствах сразу отображается. При контроле лимита денежных средств, экономисту не надо вручную искать потраченные сумму в Excel, достаточно сформировать отчет о свободном остатке одной кнопкой в программе. Если заявка не превышает лимит, денежные средства резервируют под предстоящие расходы (например, конкурсные процедуры), а когда проходит оплата, деньги автоматически списываются из свободного остатка, раньше приходилось вручную резервировать и списывать потраченные суммы.
Доступно ведение учета отданных на оплату счетов (учет реально затраченных средств, которые в данный момент времени могут различаться с суммами, проведенными через кассу/банк-казначейство). На 20% экономится рабочее время планового отдела и сводится к нулю вероятность перерасходования денежных средств.
Упростилась процедура формирования документов. В процессе резервирования денежных средств аналитики, указанные в заявке, сверялись вручную с теми, что отражены в плане (которые тянутся в договор и в оплату). Сейчас процесс полностью автоматизарован.
Работа с договорами
Когда учет договоров велся в Excel, было сложно оценить сколько бюджетных и небюджетных договоров, а графики платежей и начислений по ним велись вручную.
Все существующие договоры были перенесены в новую систему, с 1 мая 2022 года сотрудники ВГТУ начали регистрировать новые договора в «БИТ.Управление финансами государственного учреждения». Теперь можно оперативно получить информацию о источниках финансирования по договорам, вести платежный календарь, контролировать исполнение договоров в разрезе аналитик.
Чтобы сотрудники максимально быстро перешли на работу в новой системе, специалисты Первого Бита настроили базовые отчеты на уровне пользователя и записали обучающие ролики по темам:
· настройка форм ввода бюджета и заполнение формы ввода по двум сценариям: план = подразделений, план утвержденный.
· регистрация в системе соответствующих форм и документов по действующим схемам в организации: (по договорам на конкурсной основа / по заключенным договорам / по счету без договора / оплата «без договора».
В итоге данный проект не только существенно упростил финансовые процессы и повысил точность данных, но и позволил значительно сэкономить время и ресурсы, что является важным для эффективного управления финансами в учреждении.
