Во многих организациях, особенно в производственных, бюджетирование является важным, но зачастую недостаточно оптимизированным процессом. Зависимость от ручного сбора данных и ограничения существующих программных средств могут негативно влиять на эффективность бюджетирования.
Интегрированная система управления и учета 1С:ERP значительно улучшает этот процесс, оптимизируя сбор данных и повышая скорость и качество информации. В статье рассмотрим возможности, инструменты и особенности подсистемы бюджетирования и планирования в 1С:ERP.
Принципы и преимущества бюджетирования в 1С:ERP
Оперативная эффективность. Бюджетирование в 1С:ERP избавляет от необходимости ждать периодических отчетов от различных отделов, поскольку система предоставляет данные в режиме реального времени. Такая оперативность позволяет быстрее принимать решения и более динамично планировать финансы.
Единый ввод данных. В 1С:ERP информацию нужно вводить только один раз, что упрощает процесс бюджетирования. Нет необходимости дублировать усилия, вводя данные из различных отделов в финансовые планы вручную. Это снижает количество ошибок и экономит время, повышая общую производительность.
Безопасность данных. Система обеспечивает надежную защиту финансовых данных. Она защищает как от потери, так и от несанкционированного доступа, обеспечивая сохранность конфиденциальной информации с помощью передовых мер безопасности.
Расширенное финансовое моделирование. 1С:ERP предоставляет широкие возможности для финансового моделирования, позволяя планировать и прогнозировать бюджеты с учетом широкого спектра внешних и внутренних факторов. Такая гибкость позволяет разрабатывать более точные и комплексные финансовые стратегии с учетом различных сценариев.
Динамическая онлайн-отчетность. Отчеты в 1С:ERP доступны в режиме реального времени и не требуют отдельного процесса генерации. Пользователи могут легко настраивать и корректировать отчеты в соответствии с конкретными потребностями, обеспечивая мгновенный доступ к актуальной информации.
Все вышеперечисленные преимущества бюджетирования в ЕРП обеспечивают точное финансовое планирование, детализированный финансовый анализ деятельности предприятия и своевременный контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Также система предоставляет удобный механизм настраиваемых бюджетных форм и финансовой отчетности.
В ERP заложена следующая логика организации и координации бюджетного процесса: планирование, утверждение, исполнение, корректировка, анализ. Все этапы бюджетирования позволяют назначать ответственных, оперативно контролировать исполнение и изменение финансовых процессов, а также своевременно принимать управленческие решения по бюджетам.
Возможности планирования и бюджетирования в 1С:ERP
Планирование операционных бюджетов
1С:ERP предоставляет комплексную основу для планирования операционных бюджетов, которая включает в себя прогнозирование и управление повседневной финансовой деятельностью организации. Этот процесс включает в себя:
- Подготовка детального бюджета. Пользователи могут создавать подробные бюджеты для различных отделов или центров затрат, включая исторические данные и прогнозы на будущее.
- Интегрированные источники данных. Система интегрирует данные из различных модулей (например, продажи, производство, HR), чтобы обеспечить единое представление о бюджетных потребностях.
- Настраиваемые шаблоны. Шаблоны бюджетов могут быть настроены в соответствии со специфическими требованиями различных отделов или бизнес-подразделений.
- Корректировки в режиме реального времени. Пользователи могут вносить корректировки в бюджеты в режиме реального времени, основываясь на фактических показателях и изменяющихся условиях.
Данные функциональные возможности позволяют предприятию формировать детализированный план продаж, производства, закупок, а также бюджеты продаж, производства, запасов, закупок и др. Поддерживается схема планирования как «снизу-вверх», так и «сверху-вниз».
Планирование мастер-бюджетов
Планирование мастер-бюджетов (БДР, БДДС, прогнозный баланс) в 1С:ERP предполагает объединение отдельных бюджетов в комплексный финансовый план для всей организации. Это включает:
- Консолидация бюджетов. Система объединяет данные из операционного, капитального и финансового бюджетов в генеральный бюджет.
- Иерархическое бюджетирование. Пользователи могут создавать иерархические структуры, отражающие уровни бюджетирования в организации, обеспечивая согласованность между отделами.
- Анализ сценариев. Мастер-бюджет включает возможности сценарного планирования, позволяя пользователям моделировать различные финансовые результаты на основе различных предположений.
Точное планирование функциональных бюджетов (бюджет производственных административно-управленческих, коммерческих расходов, а также бюджет инвестиций, налогов и сборов, кредитов и займов) позволяют сформировать агрегированные мастер-бюджеты за определенный период с последующим план-фактным анализом.
Скользящее планирование
Скользящее планирование в 1С:ERP позволяет регулярно обновлять бюджет, как правило, на ежемесячной или ежеквартальной основе, чтобы отразить новую информацию и меняющиеся условия.
Скользящее планирование включает в прогнозы самые последние данные, корректируя прогнозы по мере получения фактических результатов. Пользователи могут корректировать периоды планирования и обновлять прогнозы по мере поступления новых данных, обеспечивая актуальность и точность бюджета.
Многовариантное планирование
Многовариантное планирование предполагает, что пользователи могут разрабатывать различные бюджетные сценарии на основе различных предположений, таких как изменения рыночных условий или стратегических инициатив.
Система позволяет пользователям оценить влияние каждого сценария на общий бюджет, помогая определить наиболее благоприятные финансовые результаты. Многомерное планирование позволяет получить информацию, способствующую принятию стратегических решений, оценивая потенциальные последствия различных бизнес-стратегий.
Моделирование финансовых планов
Программа предлагает мощный инструментарий для моделирования будущего финансового состояния предприятия с учетом как имеющихся ресурсов, так и возможностей привлечения дополнительного капитала. Ключевые особенности финансового моделирования включают:
- Настраиваемые уровни детализации. Пользователи могут настраивать глубину детализации для различных организационных единиц и департаментов, что позволяет адаптировать модели к конкретным потребностям и сложностям.
- Гибкая настройка моделей. Каждая модель может быть индивидуально настроена с использованием подчиненных бюджетов различной сложности, что позволяет точно и адаптивно осуществлять финансовое планирование.
- Несколько параллельных моделей. Система поддерживает неограниченное количество одновременно используемых финансовых моделей, что способствует всестороннему анализу и планированию.
Программа интегрируется с функциями бюджетирования для учета данных из различных источников, таких как планы продаж, закупок и производства. Она позволяет автоматически вводить аналитические данные о партнерах, контрагентах, контрактах и денежных потоках от торговой и закупочной деятельности. Кроме того, поддерживается детальное планирование платежей, включая авансовые платежи и платежи после отгрузки, по конкретным статьям бюджета.
Исполнение бюджетов и план-факт
Система позволяет сравнивать прогнозируемые финансовые данные с фактическими показателями в рамках бизнес-модели, поддерживая несколько сценариев (например, сравнение квартальных планов с учетом и без учета внешних факторов). Такое сравнение включает оценку итоговых показателей в различных валютах:
- Операционные данные. Прямые бизнес-операции с указанием источника сумм по каждой операции.
- Сценарный анализ. Различные сценарии прогнозирования для оценки того, как различные условия влияют на финансовые результаты.
- Управленческий/регулируемый учет. Данные, полученные на основе регулируемых или международных стандартов бухгалтерского учета, включая остатки на счетах и обороты по операциям.
Источники фактических данных для бюджетирования включают:
- Оперативный учет. Данные, полученные в результате хозяйственных операций, с возможностью проследить источник сумм по конкретным операциям.
- Регулируемый/международный учет. Данные, основанные на остатках и оборотах по счетам из соответствующего плана счетов.
- Пользовательские данные. Система позволяет настраивать пользовательские схемы получения данных для интеграции любых доступных фактических данных из системы бухгалтерского учета.
Анализ финансово-хозяйственной деятельности
1С:ERP предлагает инструменты для анализа финансово-хозяйственной деятельности, позволяющие оценить эффективность финансовых стратегий и операций. Сюда входят:
- Финансовые коэффициенты. Система рассчитывает ключевые финансовые коэффициенты и показатели для оценки финансового состояния и эффективности.
- Анализ тенденций. Пользователи могут анализировать тенденции с течением времени, чтобы выявить закономерности и спрогнозировать будущие показатели.
- Бенчмаркинг. Система поддерживает сравнение с отраслевыми стандартами или историческими данными для оценки эффективности.
Анализ инвестиционных проектов
Анализ инвестиционных проектов в 1С:ERP предполагает оценку финансовой состоятельности и эффективности инвестиционных проектов. Основные возможности включают:
- Бюджетирование проектов. Пользователи могут создавать и управлять бюджетами отдельных инвестиционных проектов, включая сметы расходов и потребности в финансировании.
- Анализ рентабельности инвестиций. Система рассчитывает рентабельность инвестиций (ROI) и другие финансовые показатели для оценки прибыльности проекта.
- Оценка сценариев. Инвестиционные проекты можно анализировать по различным сценариям, чтобы оценить потенциальные риски и доходность.
Актуализация бюджетов
Обновление бюджета подразумевает пересмотр бюджета на основе новой информации или меняющихся условий. Это включает в себя:
- Возможности корректировки. Система позволяет пользователям обновлять бюджетные показатели по мере поступления новых данных или изменения стратегических приоритетов.
- Контроль версий. Пользователи могут вести несколько версий бюджета, отслеживая изменения и сравнивая обновленные бюджеты с предыдущими версиями.
- Рабочие процессы утверждения. Обновления бюджета можно направлять через рабочие процессы утверждения, чтобы обеспечить проверку и авторизацию изменений.
Регламент бюджетного процесса
Регламенты бюджетного процесса в 1С:ERP определяют процедуры и средства контроля для управления процессом бюджетирования. К ним относятся:
- Определения процессов. Система предоставляет инструменты для определения процессов подготовки, рассмотрения и утверждения бюджета.
- Контроль соответствия. Регламенты помогают обеспечить соответствие практики бюджетирования внутренним политикам и внешним нормативным документам.
- Документация. В системе ведется документация по процессу бюджетирования, включая утверждения, изменения и исторические данные.
Отчетность по KPI
Отчетность по KPI в 1С:ERP включает в себя отслеживание и формирование отчетов по ключевым показателям эффективности (KPI) для оценки финансовой и операционной деятельности. Функции включают:
- Определение KPI. Пользователи могут определять KPI, относящиеся к финансовым и операционным целям, таким как рентабельность, контроль затрат и рост выручки.
- Отчетность в режиме реального времени. Система предоставляет отчеты по KPI в режиме реального времени, позволяя пользователям отслеживать соответствие показателей целевым значениям.
- Инструменты визуализации. Отчеты по KPI включают инструменты визуализации, такие как диаграммы и панели инструментов, которые позволяют наглядно представить данные и поддержать процесс принятия стратегических решений.
Переход на бюджетирование в 1С:ERP
Если вы используете Excel для составления бюджета, вам следует оценить, можно ли без изменений перенести существующую бюджетную модель в 1С:ERP и автоматизировать ее. Прямой перенос может привести к несоответствиям, если фактические данные собирались вручную. В таких случаях необходимо доработать табличные модели для автоматизации. Предпроектный анализ поможет выбрать оптимальный подход для переноса и адаптации бюджетной модели к возможностям 1С:ERP.
Переход предполагает разбиение процесса бюджетирования на подпроцессы - планирование продаж, планирование производства, расчет себестоимости и планирование финансовых потоков. То, что раньше было одним листом Excel, в 1С:ERP можно разделить на несколько форм для ввода и анализа данных.
Процесс начинается с определения обязанностей финансового директора и разработки форм для ввода бюджета, бюджетных статей, аналитики и глубины планирования. Например, вы можете планировать закупки канцелярских товаров, включая такие детали, как поставщики и контракты. Формы планирования должны быть интегрированы с фактическими данными, чтобы обеспечить всесторонний анализ.
Постепенно вы можете расширять возможности системы, углубляя планирование, уточняя детали и делегируя полномочия. Это расширение включает разработку месячных или годовых бюджетов, а также реализацию различных сценариев планирования, таких как оптимистичный, пессимистичный или реалистичный. Со временем ваше предприятие сможет самостоятельно или с помощью профессиональной поддержки продолжать развивать функциональность бюджетирования, обеспечивая оперативное составление бюджетов на любой период и изучая
Заключение
Бюджетирование в 1С:ERP - это комплексное и гибкое решение для управления финансами в организации. Интегрируя различные источники финансовых данных и автоматизируя процесс бюджетирования, 1С:ERP позволяет осуществлять точное финансовое планирование в режиме реального времени.
При переходе от существующих табличных моделей или при создании системы бюджетирования с нуля платформа поддерживает детальное и настраиваемое финансовое планирование, анализ сценариев и отслеживание эффективности. Ее широкие возможности повышают эффективность, точность и эффективность принятия стратегических решений, предоставляя организациям инструменты, необходимые для эффективного управления бюджетом и финансовыми ресурсами. В результате 1С:ERP не только упрощает процесс бюджетирования, но и повышает способность адаптироваться к меняющимся финансовым условиям и достигать целей организации.
