Прибыльность – это важный показатель эффективной деятельности для любой компании. Отслеживать валовую прибыль от продажи товаров можно при ведении учёта в «1С:Управление торговлей, ред.10.3». Обратите внимание, что в некоторых ситуациях из-за неправильного расчёта себестоимости данные о валовой прибыли могут быть неверными.
Далее будут рассмотрены распространённые ошибки, следствием которых является неверный расчёт себестоимости. Также будут приведены способы их устранения.
Списание товаров «в минус»
Списание товаров в минус – это частая ситуация, при которой наблюдается неправильный расчёт себестоимости. Товар всё равно продаётся, хотя по программе на складе отсутствует.
Если документы вводятся в базу оперативно с текущим временем и сегодняшней датой, то программа укажет на ошибку и продажа «в минус» не получится. Если документы вводятся в базу задним числом, то программа не сможет запретить списание товаров «в минус». Сообщение об ошибках пользователь увидит, но документ всё равно проведётся и товары спишутся.
Обратите внимание, что при проведении документа в текущем времени также возможно списание в минус и допущение соответствующих ошибок. Для этого пользователь должен обладать правами на превышение остатков по складу и по организации. Выдача этих прав осуществляется посредством настройки дополнительных прав пользователей. В качестве примера можно привести документ «Реализация товаров и услуг».
Сообщения о наличии ошибок:
Программа информирует пользователя при помощи ошибок о том, что товар со склада списывался в минус, и рассчитать себестоимость программа не смогла. В отчёте по валовой прибыли по данной продаже будет отражена нулевая себестоимость и 100% валовая прибыль.
Меню:
- Отчёты.
- Продажи.
- Анализ продаж.
- Валовая прибыль
Возникновение отрицательных остатков может основываться на различных причинных факторах. Наиболее распространены следующие из них:
- поступление товаров документально ещё не введено в базу;
- поступление товаров документально отражено в базе, но более поздним временем, чем продажа товаров;
- на складе присутствует пересортица или излишек товаров.
При возникновении пересортицы или излишка товаров на складе следует произвести инвентаризацию и оприходовать излишки. Провести оприходование излишков необходимо до продажи товаров.
Если причиной возникновения ошибок являются неправильные даты документов, то достаточно внести поправки и перепровести документ реализации.
Отчёт «Ведомость по товарам на складах» позволяет разобраться с причиной появления ошибок и оценить объём остатков товаров. Для этого следуйте по маршруту:
- Отчёты.
- Запасы (склад).
- Ведомость по товарам на складах.
В настройке отчёта можно выполнить группировки по номенклатуре, складу и документу движения. Видеть отрицательные остатки можно после установки флажка «Отрицательное красным» и отметки отбора по нужному товару.
Пример сформированного отчёта представлен на следующем изображении.
Пример чётко показывает, что оформление реализации состоялось на 3 часа раньше, чем на склад поступили товары. Здесь достаточно изменить время реализации и провести документ.
Правильное проведение документов и верный расчёт себестоимости: как в этом убедиться
Если даты документов относятся к разным дням, то разобраться в ситуации следует более подробно. В одном из документов могла быть проставлена неправильная дата. К примеру, поступление товаров и документы зачаться от 29 марта, а в программе проставлена неправильная дата. Также мог поставщик прислать первичную документацию с неправильной датой – товары доставлены 29 марта, а в документе отображено 1 апреля. Здесь необходимо затребовать от поставщика новую документацию.
В любом из случаев в отчёте не должны присутствовать отрицательные остатки. Поступление товаров не должно быть отражено позже, чем их продажа.
Пример отчёта после внесения правок.
Как исправляются ошибки в партионном учёте. Проведение по партиям
Подробный разбор представлен на основе следующих примеров.
Пример 1
25 числа было поступление холодильников – 10 штук по 10 000 рублей.
28 числа было продано 3 холодильника по 15 000 рублей. При этом списалась себестоимость – 30 000 рублей, и рассчиталась валовая прибыль – 15 000 рублей.
После этого в программе менеджер отметил следующее поступление холодильников – 14 числа по 11 000 рублей.
Если бы вся информация по закупкам была введена вовремя в программу, то при продаже техники себестоимость была бы другая (11 000 * 3 = 33 000 рублей) и другая валовая прибыль.
Препроводить документ реализации, скорее всего, сотрудник не будет. А это значит, что себестоимость может и дальше отражаться неверно.
Пример 2
Поступление холодильников было 19 числа – 10 штук по 9 000 рублей.
23 числа было продано 3 холодильника по 12 000 рублей. Списанная себестоимость составила 27 000 рублей, а валовая прибыль – 9 000 рублей.
После этого менеджером в документе поступления была изменена цена холодильников на 11 000 рублей (исправление изначальной ошибки).
Если бы вся информация была указана в программе вовремя, то себестоимость составила 33 000 рублей, также изменилась бы и валовая прибыль.
Такая ситуация не являются редким явлением. Каждое создание или удаление, изменение документа задним числом влечёт за собой ошибочную себестоимость в оформленных позднее документах.
Пользователю следует запустить последовательное перепроведение всех документов, чтобы быть уверенным в том, что все документы были проведены верно и себестоимость в них посчитана правильно. Для этого доступны несколько механизмов.
Общий механизм перепроведения документов
Следуйте по короткому маршруту:
- Операции.
- Проведение документов.
Механизм позволяет перепровести определённого вида документы за месяц. Но, обратите внимание, что все документы будут проводиться, независимо от того факта, есть ли в этом необходимость или нет. Сотрудники могли и не делать никаких неоперативных операций. А проведение всех документов потребует определённого времени.
Механизм программы «1С:Управление торговлей, ред.10.3» для проведения по партиям
Суть механизма состоит в том, что программа запоминает дату (граница актуальности), до которой ошибки отсутствуют, и все документы были проведены оперативно. Если сотрудник проводит документ задним числом, то программа сдвинет эту дату самостоятельно на дату этого документа.
Программа всегда знает, с какой даты могут присутствовать ошибки в документах. Специальная обработка запускается в конце месяца. Все документы реализации (те, которые были сделаны после границы актуальности) проводятся последовательно и заново рассчитывается себестоимость.
Работа механизма наглядно представлена на следующем примере.
Поступление товаров на склад:
Реализация товаров:
Валовая прибыль (отчёт):
Поступление (второй документ, который был оформлен задним числом):
Неизменный отчёт по валовой прибыли после создания второго документа поступления:
Далее можно открыть обработку «Проведение по партиям», следуя по маршруту:
- Документы.
- Дополнительно.
- Проведение по партиям.
Пользователь увидит в обработке, что на 22 марта последовательность документов актуальна. Это дата второго поступления, которое было введено неоперативно.
Пользователь нажимает на кнопку «Выполнить» и все реализации товаров (сделанные после 15 числа) будут перепроведены программой. После выполнения обработки отчёт по валовой прибыли примет следующий вид:
Как видно, теперь отсутствуют ошибки в расчёте себестоимости.
При выполнении обработки пользователь может увидеть сообщения об отсутствии на складе товаров, поскольку задним числом можно как создать поступление, так и перенести его на более позднюю дату или удалить. Каждая ситуация должна рассматриваться отдельно.
Оперативное отражение в базе необходимых данных
Чтобы в расчёте прибыли и себестоимости не было ошибок, рекомендуется своевременно вводить в базу все документы (текущим временем и сегодняшним днём). Но не редки случаи, когда требуется документ ввести задним числом тили внести в него поправки. Следует учитывать, что такая ситуация может привести УК неправильно посчитанной прибыли и себестоимости в базе.
Если пользователь возьмёт на заметку периодическое выполнение проведения по партиям, в базе себестоимость всегда будет рассчитана без ошибок. Внимание уделять следует и сообщениям об отсутствии товаров. Благодаря такому подходу, всегда будут доступны правильные данные о валовой прибыли от продаж.
Нет времени разбираться самостоятельно? Оставьте заявку, мы подключимся и проанализируем систему, найдем и исправим ошибки.
