График отпусков на 2023 год обязательно составляют все работодатели. Они должны успеть сформировать и утвердить документ до 16 декабря 2022 года. При составлении нужно учесть, каких работников включать в график и как зафиксировать неиспользованные отпускные дни.
Как сформировать график отпусков на 2023 год
В начале декабря нужно заниматься составлением графика отпусков на следующий календарный год. Документ нужно утвердить не позже чем за две недели до начала этого года (ст. 123 ТК). Соответственно, график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.
Перед утверждением надо сформировать график с учетом мнения работников и согласовать его с профсоюзом. Механизм утверждения графика отпусков зависит от того, есть ли у работодателя профсоюз или нет. Когда он имеется, изначально проект графика передается в представительный орган сотрудников (ст. 372 ТК), который не позже 5-ти дней с момента получения документа выносит и передает свое мотивированное мнение. Для дополнительной консультации профсоюз берет еще 3 дня.
Сформированный график подписывается руководителем отдела кадров или иным уполномоченным сотрудником, например, главбухом. Далее график утверждается руководителем компании. Если используется унифицированная форма № Т-7, в ней имеется гриф утверждения документа. Соответственно, в таком случае не нужно издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков.
Когда компания разработала и применяет свою форму графика отпусков и в ней нет грифа утверждения, тогда документ утверждается приказом руководителя. Для внесения изменений в этот график нужно будет издавать приказ об этом.
С графиком отпусков работодатель не обязан знакомить сотрудников, однако целесообразно это сделать и именно под подпись. По данному вопросу есть две противоположные точки зрения.
Согласно первой из них, по законодательству у работодателя нет обязанности знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. Документ — не локальный акт, относящийся к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. это организационно-распорядительный документ. Работодатель обязан только извещать сотрудников о предстоящих отпусках по графику не позже чем за две недели до начала этого периода (ч. 3 ст. 123 ТК). Такие же пояснения указаны и в Письме Роструда от 12.07.2012 г. № ПГ/5244-6-1.
Согласно второй из них, график отпусков все же подпадает под определение ст. 8 ТК, соответственно, это локальный акт компании. С документацией, связанной с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен знакомить его под подпись. В том числе к такой документации относится и график отпусков (ст. 22 ТК). Эта позиция указана также в Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Во избежание возможных претензий рекомендуется знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. В графе «Примечание» сотрудник ставит свою подпись — напротив даты его предполагаемого отпуска. Или, как вариант, можно приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком отпусков и ставят подпись. Когда работник отказывается подписывать ознакомление с графиком отпусков, составляется акт об этом.
Форма графика отпусков на 2023 год
Работодатель может оформить график отпусков такими способами:
- по унифицированной форме № Т-7, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1;
- по самостоятельно разработанной форме.
График отпусков формируется на каждый календарный год и утверждается за две недели до его начала (ст. 123 ТК). На 2023 год график отпусков нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.
Микропредприятия, заключившие с работниками трудовые договоры по типовой форме, вправе не составлять график отпусков.
График отпусков ведется работодателями в течение всего календарного года. В нем фиксируются фактические даты, в которые работники используют отпуска, и почему произошли какие-либо отклонения (ст. 123 ТК).
Трудовым законодательством не зафиксирована обязанность вновь созданной компанией формировать график отпусков на текущий год. Нормы регулируют правила предоставления отпусков в компаниях, работающих не первый год. Они обязаны утверждать график отпусков не позже чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК).
Во вновь созданной компании новые сотрудники могут уходить в отпуск по истечении 6-ти месяцев непрерывной работы у этого работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК). Исключением при этом являются женщины перед отпуском по БиР и непосредственно после него, несовершеннолетние работники, а также сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).
Когда у вновь созданной компании отсутствует график отпусков, может быть ситуация, когда часть сотрудников или все одновременно захотят уйти в отпуск, к примеру, в июле. Работодатель не вправе отказать ни одному из них, если с момента трудоустройства прошло 6 месяцев. В такой ситуации может произойти конфликт.
Для безопасности компания, созданная в течение года, может составить график отпусков на текущий год и дополнять его по мере приема на работу новых работников (Письмо ГИТ по г. Москва от 01.02.2021 г. № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).
Формирование графика отпусков на 2023 год
В график отпусков включают всех работников, с которыми оформлены трудовые договоры на момент формирования документа (ст. 123 ТК). Не нужно в графике указывать работников, по которым трудовой договор составлен на срок до 6-ти месяцев. Когда заключен срочный трудовой договор на более продолжительный период, отпуск по этому сотруднику в графике планируется наравне с другими работниками. Всех остальных сотрудников нужно включать в график отпусков.
В график нужно включать всех сотрудников на бессрочных договорах, а также:
- внутренних и внешних совместителей. Внутренних нужно указывать дважды — по основному месту и внутреннему совместительству. Отпуск по совместительству нужно планировать в тот же период, как и отпуск по основному месту работы;
- работников в отпуске по уходу за ребенком или по БиР, а также сотрудников, которые планируют уйти в эти отпуска;
- работников на длительном больничном или в отпуске за свой счет. Они могут выйти на рабочее место в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у сотрудника могут быть неиспользованные дни отпуска за прошедшие периоды — их также нужно указать в графике.
Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год
Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).
Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.
Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.
Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:
- несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
- инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
- работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
- государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
- прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
- работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).
Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).
Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.
Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:
- несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
- женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
- сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).
Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.
Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:
- мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
- сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
- родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
- ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
- жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).
Неиспользованные отпуска в графике отпусков на 2023 год
В графике отпусков нет обязанности указывать сведения по неиспользованным отпускным дням за прошедшие годы, а потому работодатели самостоятельно принимают решение об этом.
Очередность оплачиваемых отпусков определяется каждый год согласно графику, обязательному для работодателя и сотрудников. Если отпуск в текущем рабочем году может негативно отразиться на рабочем процессе, работодатель по согласованию с сотрудником может перенести отдых на следующий рабочий год. Сотрудник обязан использовать отпуск в течение 12-ти месяцев по окончании рабочего года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК).
Неиспользованный за прошедший год отпуск разрешается включать в график на текущий год или предоставлять его по согласию с сотрудником, т.е. не включать в текущий график отпусков. Это также подтверждается Рострудом в Письме от 01.03.2007 г. № 473-6-0.
Если работодатель хочет указать неиспользованные отпускные дни в текущем графике отпусков, то это вполне возможно. Тогда в графике отпусков на 2023 год надо указать не 28 стандартных дней, а больше с учетом остатка. В поле «Примечание» нужно указать, что превышение дней отпуска — это дни за 2022 год.
Сервисы, помогающие в работе, вы можете приобрести здесь.
Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!
