Наша статья поможет разобраться в терминах, определениях и порядке действий с подключением организации к 1С-Отчетности с использованием МЧД.
Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронный документ, подписанный сертификатом электронной подписи руководителя организации или ИП и подтверждающий полномочия физлица подписывать от имени компании электронные документы и передавать их в другие компании и учреждения.
МЧД является полноценным аналогом бумажной доверенности, оформляемой сейчас на сотрудников компании, и имеет равную с ней юридическую силу.
Предпосылки использования МЧД
Напомним, с 1 января 2022 года должны были вступить в силу поправки в закон об электронной подписи (от 06.04.2011 № 63-ФЗ), внесенные Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Данные нормы содержат правовые основы для использования квалифицированной электронной подписи при участии в правоотношениях физических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также машиночитаемых доверенностей (МЧД) для подтверждения полномочий в электронном виде.
В начале 2022 года в эти положения были внесены поправки, которые смягчили переход к новым правилам использования электронных подписей (ЭП) и установили в течение 2022 года (до 1 января 2023 года) добровольный характер использования машиночитаемых доверенностей. За это время информационные системы всех участников EDI должны быть подготовлены к работе с новой формой электронной.
Однако в 2022 году Правительство РФ предложило дополнительно сдвинуть срок перехода на обязательное применение машиночитаемых доверенностей (МЧД).
Теперь решение о продлении до 31 августа 2023 года периода по переходу организаций и ИП на обязательное применение МЧД закреплено в принятых ранее законах (от 27.12.2019 № 476-ФЗ и от 30.12.2021 № 443-ФЗ).
В то же время использование бумажных доверенностей не отменяется. У руководителей организаций (ИП) остаются сертификаты юридического лица, и руководитель одной организации может передать полномочия на совершение определенных действий руководителю другой организации. Данную доверенность необходимо направить в ФНС из сервиса 1С-Отчетность или принести лично в контролирующий орган.
ВАЖНО! ЭЦП на сотрудника организации будет действовать до 31.08.2023г.
В программах 1С регистрация машиночитаемых доверенностей и отправка отчетности с их применением поддерживаются через сервис 1С-Отчетность.
Что необходимо для регистрации МЧД?
Для оформления и регистрации МЧД обязательно должна быть выпущена УКЭП на руководителя организации и УКЭП на физическое лицо, которые будет сдавать отчеты.
Работа МЧД в 1С-Отчетность
Для каждого контролирующего органа, в том числе для разных ФНС, необходима своя отдельная МЧД. На данный момент в сервисе 1С-Отчетность МЧД можно выпустить: с ФНС, СФР (бывший ФСС, ПФР) и ЦБ.
Через 1С-Отчетность можно выпускать ЭЦП для физических лиц, количество не ограничено.
Применение МЧД при обмене с ФНС через сервис 1С-Отчетность
Сервис 1С-Отчетность позволяет создать и отправить:
- машиночитаемую доверенность для ФНС в формате, утвержденном приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@;
- заявление на отзыв МЧД ФНС в формате, рекомендованном письмом ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@.
Доверитель (руководитель юридического лица или ИП), подключенный к сервису, может самостоятельно подписать и отправить доверенность в ФНС напрямую из программы.
Представитель (лицо, действующее по доверенности) может зарегистрировать доверенность в ФНС, загрузив и отправив через сервис 1С-Отчетность XML-файл выгрузки МЧД и файл подписи XML-файла выгрузки МЧД, сформированный сертификатом электронной подписи доверителя с помощью сторонних средств в традиционном для ФНС формате открепленной подписи.
После регистрации МЧД в ФНС ее можно использовать при отправке отчетности в ФНС вместо традиционной бумажной доверенности.
Рассмотрим на примере «1С: Бухгалтерии 8» редакции 3.0, как в сервисе 1С-Отчетность зарегистрировать машиночитаемые доверенности в ФНС и СФР и как настроить отправку отчетности, используя зарегистрированные МЧД.
Создание МЧД в сервисе 1С-Отчетность
Создание МЧД для ФНС
Для создания МЧД необходимо перейти в Отчеты (1) - Уведомления (2)- Создать (3)- МЧД (4) - Машиночитаемая доверенность (ФНС) (5):
В открывшемся окне заполните данные доверенности:
- в блоке Доверитель укажите данные об организации и руководителе организации в соответствии с выпиской ЕГРЮЛ;
- в блоке Представитель укажите данные о физическом лице - владельце электронной подписи. Если данные о физическом лице были заполнены ранее, они будут отображены автоматически.
Можно ввести данные физического лица, который не является сотрудником организации.
В таком случае, при заполнении МЧД для ФЛ в 1С необходимо отметить пункт Сотрудник организации доверителя:
Подписывать МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. Если произойдет подписание МЧД подписью другого сотрудника поступит отказ от ФНС.
Подписывать МЧД, отправленную от филиала организации необходимо электронной подписью руководителя головной организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности.
После заполнения данных следует нажать «отправить» и данная МЧД будет отправлена тем сертификатов, который указан в сервисе 1С-Отчетность.
Если в вашей учетной записи привязан сертификат на сотрудника или физическое лицо, то в сервисе 1С-Отчетность, есть возможность подписать МЧД сторонним сертификатом, не привязывая его к учетной записи сервиса.
В открывшийся форме нажмите кнопку «Подписать» (1). В открывшемся окне выберите сертификат, которым будет подписана МЧД и введите пароль, если он установлен (2). Выбираем сертификат, не привязанный к сервису. После выбора сертификата нажмите кнопку «Подписать» (3).
После подписания выберите с какой учетной записи будет произведена отправка МЧД (1) и нажмите кнопку «Отправить» (2):
Загрузка ранее зарегистрированного МЧД
Для загрузки файла МЧД на вкладке «Уведомления» нажмите кнопку «Загрузить» - МЧД - Машиночитаемая доверенность (ФНС):
Для загрузки файла машиночитаемой доверенности и подписи, которой будет подписана данная форма, нажмите «Выбрать» файл:
После загрузки сохраните изменения, нажав кнопку «Ок». Для отправки МЧД нажмите кнопку «Отправить».
Настройка отправки отчетности в ФНС по МЧД
После регистрации в ФНС машиночитаемой доверенности необходимо настроить отправку отчетности с ее использованием.
Настройка выполняется так же, как и для бумажной доверенности, – в форме «Налоговая инспекция».
Перейти к ней можно нажав «Главное», далее «Организации», раскрыть «Налоговая инспекция».
После «переключаем» на «Представитель» и переходим по ссылке «Заполнить».
В открывшейся форме «Представитель» в поле «Физическое лицо» выбираем физическое лицо на которое ранее выпускали МЧД.
В поле Доверенность ЭДО нажимаем «…», чтобы выбрать сформированную и зарегистрированную ранее МЧД.
Теперь отправка отчетности в ФНС по МЧД будет сопровождаться информационным сообщением о представительстве, в котором указываются реквизиты доверенности и полномочия лица – владельца сертификата ключа электронной подписи.
Отзыв МЧД для ФНС
При необходимости зарегистрированную в ФНС доверенность можно отозвать.
Для этого есть несколько способов:
Перейдите в «Отчеты» - «Уведомления», сообщения и заявления – «Создать» (1) – «МЧД» (2) – «Заявление об отзыве машиночитаемой доверенности (ФНС)» (3):
Откроется окно, в котором необходимо выбрать доверенность для отзыва:
На следующем шаге проверьте заполненные данные, укажите причину отзыва и нажмите кнопку «Отправить»:
Необходимо перейти в «Отчеты» - «Уведомления», сообщения и заявления и открыть зарегистрированную МЧД.
В открывшийся форме нажать «Отозвать».
На следующем шаге следует проверить заполненные данные, указать причину отзыва и нажать кнопку «Отправить»:
После регистрации в ФНС заявления об отзыве МЧД статус МЧД меняется на Отозвано.
Создание МЧД для СФР
Для создания МЧД необходимо перейти в Отчеты (1) - Уведомления (2)- Создать (3)- МЧД (4) - Машиночитаемая доверенность (СФР, бывш. ФСС) (5):
Откроется форма МЧД для заполнения:
Идентификатор доверенности – генерируется автоматически при создании МЧД.
В должности представителя можно указывать конкретный сертификат электронной подписи. Для этого необходимо отметить в строке Представитель пункт Сертификат (1). Далее в появившейся строке «Сертификат» выберите (2) в ней сертификат представителя:
В строке Полномочия есть возможность выбрать полномочия для представителя. По умолчанию выбраны все полномочия. Для настройки в строке Полномочия нажмите гиперссылку «Все» (1). Справочник полномочий представителя уточнён по типам и имеет иерархическую структуру. Выберите желаемые полномочия из списка (2) и нажмите кнопку «Сохранить» (3):
Подписывать МЧД необходимо электронной подписью руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени ИП/ЮЛ без доверенности. При подписании МЧД подписью другого сотрудника поступит отказ от СФР.
Загрузка зарегистрированного ранее МЧД
Если МЧД зарегистрирована в одной информационной базе, а использовать нужно в другой, зарегистрированную МЧД можно загрузить. На вкладке Уведомления нажмите «Загрузить» (1) - МЧД (2) - Загрузить машиночитаемую доверенность (СФР, бывш. ФСС) (3):
В открывшемся окне укажите Идентификатор доверенности (GUID), выберите организацию и нажмите кнопку «Загрузить»:
После успешной загрузки, доверенность появится в списке уведомлений.
Отзыв МЧД СФР (бывш. ФСС)
При необходимости зарегистрированную в доверенность можно отозвать.
Откройте зарегистрированную МЧД и нажмите кнопку «Отозвать» (1). В появившемся окне укажите причину отзыва, можно установить признак Отозвать зависимые доверенности (при наличии) и нажмите кнопку «Отправить» (2):
После регистрации заявления об отзыве статус МЧД изменится на Отозвано.
Создание Уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП) в СФР (бывш. ПФР)
Для создания уведомления необходимо перейти в Отчеты (1) - Уведомления (2)- Создать (3)- МЧД (4) - Уведомление о предоставлении полномочий представителю (СФР, бывш. ПФР) (5):
Заполните открывшееся уведомление:
Если в базе заполнены данные организации и представителя, они автоматически заполнятся в уведомлении.
Сведения о документе, подтверждающем полномочия, не обязательны к заполнению.
После заполнения нажмите кнопку «Отправить».
Отзыв «Уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП) в СФР (бывш. ПФР)»
При необходимости зарегистрированное уведомление можно отозвать.
Перейдите в «Отчеты» - «Уведомления», сообщения и заявления – «Создать» (1) – «МЧД» (2) – «Уведомление о прекращении полномочий представителя (УПУП) в СФР (бывш. ПФР)» (3):
Откроется окно, в котором необходимо выбрать доверенность для отзыва, так же можно «Загрузить из файла» или произвести «Ручное заполнение»:
В открывшийся форме данные заполняются автоматически, после их проверки нажимаем «Отправить».
После регистрации уведомление изменится на Отозвано.
Появились вопросы? Специалисты компании «Первый БИТ» помогут вам!
Узнать подробности, записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию можно по телефону.
Также, подключая сервис 1С-Отчетность в нашей организации вы получаете бесплатно:
- Грамотную помощь для создания МЧД в контролирующие органы;
- Выпуск квалифицированной электронной подписи на физические лица без ограничений по количеству;
- Помощь в создании УКЭП.
У нас уже есть большой опыт в работе с МЧД и мы будем рады поделиться им с вами.
