Строительные компании вкладывают немалые суммы и кадровые ресурсы в процесс обмена документами. Быстрый обмен данными положительно влияет на сроки завершения строительства. В текущей статье расскажем зачем нужно внедрять ЭДО в строительной организации и перечислим основные преимущества.
Почему строительной организации необходим ЭДО
В сфере проведения строительных работ документы, связанные с возведением зданий, имеют особую значимость. Обычно их сдают после реального исполнения подрядчиком своих обязательств, прописанных в договоре. В пакет документов непрерывно вносятся правки, из-за чего он регулярно перенаправляется контрагенту повторно. Это зачастую ведет к дополнительным расходам, а производственно-технический персонал сталкивается с дополнительными нагрузками.
В итоге заказчик не видит всей картины и не может всесторонне оценить ход строительства. Подрядчик же не может своевременно предоставить закрывающую документацию. Поэтому у него горят сроки и отсутствуют денежные средства, ведь заказчик не будет оплачивать невыполненную работу. Подобную ситуацию полностью исключает внедрение ЭДО в компании. Пользователь системы быстро вносит необходимые правки, оперативно переправляя документ контрагенту. Внедрение ЭДО делает непрерывный процесс согласования прозрачным и понятным.
Какие документы, используемые в строительстве, можно вести в электронном виде
Закупка строительных материалов и закрытие строительно-монтажных работ — документы, связанные с этими направлениями, строители могут вести в электронном формате. Например, счет-фактура и УПД заполняются по утвержденным формам, поэтому обмениваться ими по ЭДО можно без дополнительных соглашений. Первичная, договорная, отраслевая — эти виды документации также можно получать и отправлять через систему электронного документооборота.
Акт по форме КС-2 (о приемке выполненных работ) — один из самых востребованных документов в отрасли строительства. Второе место по популярности занимает КС-3 — справка о стоимости выполненных работ. Благодаря запуску ЭДО в организации обмениваться этими документами можно практически мгновенно, автоматизировав их обработку. Кроме того, система ЭДО облегчает работу со спецификациями, сметами, отчетами, заказами.
Плюсы организации ЭДО в строительстве
Любая строительная организация получает практически те же преимущества от внедрения ЭДО, что и компании, работающие в других отраслях:
- перевод документооборота в электронный формат экономит время сотрудников — больше не нужно оформлять почтовые отправления или заказывать курьеров, не нужно ждать доставки документов в офис или на строительную площадку;
- компания получает мгновенный внутренний документооборот, головной офис будет надежно связан с удаленными филиалами в регионах и дочерними предприятиями;
- персонал, связанный с выполнением бумажной рутины, сможет заняться более полезными задачами;
- финансовые взаиморасчеты существенно ускоряются, ведь электронное подписание происходит буквально в несколько кликов;
- внедрение ЭДО помогает соблюдать схему согласования — документы автоматически переходят по цепочке ответственных работников, задействованные лица и их действия отслеживаются шаг за шагом;
- максимальное сокращение числа вероятных ошибок в документах — в любой из них можно оперативно внести правки, а если на стройплощадке будут обнаружены расхождения, то их сразу можно устранить в документах;
- снижение затрат на бумагу и обслуживание оргтехники;
- возможность создания электронного архива — любые документы можно отыскать оперативно, они доступны в любое время, у организации пропадает надобность в хранении бумажных копий в специально отведенном помещении.
Внедрение системы ЭДО в строительном бизнесе сокращает временные затраты, необходимые для сдачи объекта, а также помогает производить быстрые расчеты между контрагентами. Это означает, что бизнес минимизирует свои финансовые риски, также ЭДО поддерживает надежные партнерские отношения между сторонами обмена.
Как организовать ЭДО в строительной компании
Наиболее часто электронный документооборот производится через оператора ЭДО. Если строительная компания работает в 1С, то наиболее оптимальным вариантом для нее будет 1С-ЭДО. Работа с документацией будет происходить в привычном интерфейсе, установка дополнительного программного обеспечения не потребуется. Прочим подойдут облачные сервисы, для работы в которых также не требуется установка ПО. Указанные сервисы поддерживают роуминг для взаимодействия с контрагентами, которые работают через других операторов ЭДО.
Чтобы запустить электронный документооборот в вашей компании, требуется оставить заявку оператору, а также заказать ЭЦП для визирования документов и оплатить тариф.
