Управленческий учет в 1С:ЗУП

Программный продукт 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) предоставляет широкие возможности для организации и автоматизации управленческого учета. В статье рассмотрим ключевые аспекты и преимущества управленческого учета в ЗУП, особенности применения в версии ЗУП КОРП, а также примеры настроек.

Что такое управленческий учет в 1С:ЗУП?

Управленческий учет в 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП (ЗУП КОРП) – это инструмент для анализа и контроля расходов на персонал, который предоставляет данные, необходимые для стратегического управления компанией. Он помогает трансформировать разрозненную информацию о затратах в удобные и понятные отчеты для собственников и руководителей.

Программа позволяет в режиме реального времени отслеживать расходы на заработную плату, включая основную оплату труда, премии, бонусы и прочие выплаты. Например, руководитель отдела может мгновенно увидеть, сколько средств выделено на зарплаты в его подразделении и как эти затраты распределяются.

Отчеты в 1С:ЗУП формируются в удобном виде с учетом требований компании. Возможна настройка отчетов для разных уровней управления:

• Для генерального директора — сводные данные по всей компании.
• Для финансового директора — анализ затрат по ЦФО.
• Для руководителей подразделений — детализированная информация о подчиненных.

1С:ЗУП позволяет задать правила для начисления управленческой зарплаты, которые отличаются от регламентированного учета. Например, вы можете настроить отдельные расчеты для руководителей, которые не учитываются в налоговой базе, но важны для внутреннего учета.

Программа предоставляет гибкие возможности для работы с управленческой структурой предприятия:

• Раздельный учет зарплат для управленческого и регламентированного учета. Управленческий учет позволяет учитывать не только прямые зарплатные выплаты, но и дополнительные расходы (например, премии, компенсации и корпоративные бонусы). Это удобно для холдинговых компаний, где требуется вести два параллельных учета: для внутреннего анализа и для отчетности перед налоговыми органами.
• Гибкое распределение расходов на ЦФО. ЦФО помогают точно оценивать эффективность каждого подразделения, направления или проекта. Например, затраты на зарплаты в подразделении «Продажи» можно соотнести с объемом выручки, а в подразделении «Сервис» — с количеством выполненных заказов.
  
  
• Прогнозирование затрат. 1С:ЗУП автоматически анализирует данные и позволяет строить прогнозы на основе текущих расходов. Это особенно важно для компаний с сезонными колебаниями или сложной структурой затрат.

Управленческая структура предприятия

Управленческая структура в ЗУП КОРП – это каркас, на котором базируется управленческий учет компании. Она представляет собой логическую модель компании, включающую подразделения, проекты и центры финансовой ответственности (ЦФО). В 1С:ЗУП эта структура используется для точного учета и анализа расходов на персонал, распределения затрат между направлениями бизнеса и формирования отчетности.

Управленческая структура в ЗУП КОРП позволяет:

1. Анализировать затраты по подразделениям. Это важно для оценки эффективности отдельных направлений. Например, затраты на подразделение «Продажи» можно соотнести с объемом выручки, а на подразделение «Производство» — с себестоимостью продукции.
2. Распределять затраты по ЦФО. Центры финансовой ответственности помогают учитывать расходы на конкретные проекты, что особенно полезно в холдингах или компаниях с проектной структурой.
3. Поддерживать гибкость учета. Управленческая структура не зависит от регламентированной структуры, что позволяет учитывать внутренние потребности компании, а не только требования законодательства.

Как настроить управленческую структуру в 1С:ЗУП?

1. Создание подразделений

В разделе настройки программы пользователь задает иерархию компании. Это могут быть крупные филиалы, отделы внутри них и даже небольшие рабочие группы. Каждому подразделению присваивается код или название для удобной идентификации. С помощью 1С:ЗУП можно выделить эти подразделения и вести учет затрат отдельно для каждого из них.

2. Настройка центров финансовой ответственности (ЦФО)

ЦФО представляют собой «точки» учета, которые связывают затраты на персонал с конкретными проектами, направлениями или бюджетами. Каждый ЦФО можно связать с подразделением или назначить ему отдельный бюджет. Например, если у компании есть отдельный проект, то для него создается отдельный ЦФО, через который будут учитывать расходы на его реализацию (обучение, зарплата, премии и др.)

3. Назначение сотрудников в управленческую структуру

На этапе настройки важно распределить сотрудников по подразделениям и ЦФО. Это позволяет программе автоматически учитывать зарплатные и другие расходы в соответствующих отчетах.

Как это работает на практике? 

Управленческая структура интегрируется с другими модулями 1С:ЗУП:

• В расчете зарплат программа учитывает подразделение или ЦФО, к которому относится сотрудник.
• В отчетах можно выделить данные для анализа: затраты по подразделениям, эффективность проектов, исполнение бюджета ЦФО.
• В прогнозировании бюджета программа опирается на ранее настроенную структуру, что позволяет делать точные расчеты.

Настройки функциональности управленческого учета в 1С:ЗУП

Настройки функциональности в 1С:ЗУП позволяют пользователю адаптировать программу под задачи управленческого учета, задавая параметры учета и распределения данных между управленческой и регламентированной структурами. Одна из ключевых возможностей программы – использование отдельной управленческой структуры, которая может быть частично связана с регламентированной структурой, либо функционировать независимо от нее.

1. Перейдите в меню Настройки → Управление персоналом.
2. В разделе Организационная структура установите переключатель в положение Не соответствует структуре юридических лиц.
3. После этого станет доступен управленческий справочник Структура предприятия.

Вы сможете настроить подразделения и их связи без привязки к структуре юридических лиц, что особенно полезно для внутреннего учета в холдингах или крупных компаниях с отдельными проектами. Несмотря на независимость управленческой структуры, в программе предусмотрена возможность связать ее с регламентированной структурой. Эта связь помогает при расчете зарплаты, формировании отчетности и интеграции данных.

1. Откройте карточку подразделения в справочнике Структура предприятия.
2. Установите флажок Соответствует структуре юридических лиц.
3. Укажите регламентированное подразделение, к которому относится управленческое.

1С:ЗУП позволяет настраивать управленческую структуру на уровне подразделений, филиалов и проектов. Подразделения могут полностью дублировать регламентированную структуру или быть независимыми.

Вы можете создавать отдельные подразделения, которые не учитываются в налоговой базе, но важны для внутренних расчетов (например, «Временные проекты» или «Экспериментальные направления»).

Управленческая структура может включать подразделения, не зарегистрированные как юридические лица (например, международные филиалы или временные рабочие группы).

Для работы с управленческой структурой также важно настроить права доступа:

• Руководители подразделений могут видеть данные только своего отдела.
• Финансовый директор получает доступ ко всей структуре для анализа затрат.
• Операторы кадрового учета могут вносить изменения только в подразделения, которые соответствуют их зоне ответственности.

Штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание является основным инструментом для организации и учета состава сотрудников в рамках предприятия. В 1С:ЗУП штатное расписание формируется для регламентированных подразделений и позволяет эффективно отслеживать данные о позиции каждого сотрудника, его обязанности и соответствие подразделению.

В 1С:ЗУП единицей штатного расписания является Позиция штатного расписания. Каждая позиция в штатном расписании может включать информацию о должности, окладе, подразделении и других ключевых атрибутах. В карточке каждой позиции штатного расписания необходимо указать, к какому подразделению или структуре предприятия она принадлежит.

В поле Место в структуре предприятия в карточке позиции указывается соответствие между регламентированной и управленческой структурами, что позволяет отследить, как структура компании в системе отражает ее реальные подразделения. Например, в филиале, который работает с лабораторией, можно указать, что «Центральная лаборатория» является местом в структуре предприятия.

1С:ЗУП предоставляет несколько вариантов отображения и анализа штатного расписания, что позволяет пользователям выбрать наиболее удобный формат в зависимости от масштаба организации и требований к отчетности. Для этого предусмотрены следующие виды отображения:

1. Одноуровневый список по организации. Этот вариант отображает перечень всех позиций штатного расписания по всем организациям. Он идеально подходит для небольших компаний, где нет необходимости в детализированном представлении структурных единиц.
2. Иерархический список по организации. Этот режим отображает штатное расписание с учетом иерархии подразделений компании. Такой подход полезен для крупных организаций с множеством подразделений, где важно контролировать распределение позиций по уровням ответственности.
3. Список структуры предприятия. Данный режим предоставляет более точное представление штатного расписания с точки зрения управленческого учета, где информация о позициях сотрудников отображается в рамках управленческой структуры.

Для удобства работы с штатным расписанием в 1С:ЗУП предусмотрена кнопка «Вид списка», с помощью которой можно переключаться между различными видами отображения.

Управленческие начисления предприятия в 1С:ЗУП

Управленческие начисления в 1С:ЗУП – это начисления, которые используются для внутреннего учета и не влияют на расчеты, отражаемые в регламентированной зарплате. В отличие от регламентированной зарплаты, управленческие начисления не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами и не включаются в расчет среднего заработка, так как отображаются в регламентированной зарплате как единая сумма. Управленческие бонусы часто используются для мотивации сотрудников, и процесс их расчета регулируется внутренними правилами организации.

Регламентированная зарплата определяется на основании нормативных актов, в то время как управленческая зарплата служит для более гибкой мотивации персонала и для учета бонусов, не подлежащих налогообложению. Например, премии по результатам труда могут быть включены в состав управленческих начислений, а затем отображаться в регламентированном расчете как сумма.

• Регламентированная зарплата: обязательные начисления, которые включают оклады и премии по результатам труда, облагаются налогами и страховыми взносами.
• Управленческая зарплата: бонусы и премии, которые не облагаются налогами и взносами, рассчитываются отдельно, но отображаются как единая сумма в регламентированном учете.

Для включения функционала управленческих начислений в 1С:ЗУП необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейдите в Настройки → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.
2. В разделе Управленческий учет установите флаг Использовать управленческую зарплату.

Таким образом, программа будет учитывать начисления, предназначенные только для управленческого учета. Эти начисления создаются в плане видов расчета с назначением «Управленческий учет». Все начисления, которые не подлежат налогообложению, а также бонусы и другие выплаты, связанные с мотивацией сотрудников, можно настроить с этим назначением.

Для того чтобы управленческие начисления начали работать, необходимо задать соответствие между регламентированными и управленческими начислениями в Позиции штатного расписания:

1. В Позиции штатного расписания установите флажок Упр. и регл. начисления.
2. В результате этого в таблице Управленческие начисления появится возможность отображать и редактировать управленческие начисления для конкретной должности.

Для позиции, которая должна включать управленческие начисления, будет доступен блок для автоматического доначисления до управленческого учета, что означает, что начисления для внутреннего учета (управленческих бонусов) будут автоматически добавляться в расчет регламентированной зарплаты.

1С:ЗУП позволяет автоматически заполнять управленческие и регламентированные начисления в документах Прием на работу и Кадровое перемещение, основываясь на данных из штатного расписания. При этом пользователи всегда могут вручную скорректировать суммы начислений.

Для расчета управленческих начислений используется документ Начисление зарплаты и взносов, в котором на отдельной закладке производится расчет как для регламентированных, так и для управленческих начислений.

После расчета зарплаты с управленческими начислениями в 1С:ЗУП можно формировать отчеты как по регламентированным расчетам, так и по управленческим. Эти отчеты помогут руководителям анализировать эффективность мотивации сотрудников и контролировать расходы на бонусы и премии.

Таким образом, функционал управленческих начислений в 1С:ЗУП позволяет организациям эффективно управлять системой мотивации сотрудников, не влияя на обязательные регламентированные начисления и налоги.

Заключение

Использование управленческого учета в 1С:ЗУП версии КОРП предоставляет предприятиям мощный инструмент для эффективного планирования и контроля затрат на персонал. Благодаря функционалу управленческих начислений, организации могут гибко настроить систему мотивации сотрудников, разделяя регламентированные и управленческие начисления.

Кроме того, управленческая структура предприятия, интегрированная в 1С:ЗУП, помогает не только учитывать расходы, но и анализировать их по различным ЦФО, подразделениям и проектам. Это способствует улучшению внутреннего контроля, прозрачности финансовых потоков и позволяет оперативно принимать обоснованные управленческие решения.