Продуктивная деятельность любой компании, занимающейся производством обусловлена множеством моментов. Одним из таких факторов является постоянное обеспечение предприятия нужными сырьем, комплектующими и другими ТМЦ. Чтобы вовремя и в полной объёме обеспечить нужду в них при проведении работ и изготовлении продукции, а также потребности внутри предприятия, то есть – чтобы процесс управления закупками принес результат, необходима система автоматизации процессов обеспечивания.
В наши дни существует множество способов, которые позволят упростить и автоматизировать приобретение материалов, товаров, полуфабрикатов и тд. Разговор пойдет о популярном программном продукте – 1С:ERP. Управление предприятием 2.
В общем закупочная деятельность сводится к нескольким этапам:
- планирование закупки;
- подготовка закупки;
- осуществление закупки;
- завершение обязательств.
Любой этап в 1С:ERP имеет свой комплекс мер для осуществления. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Также вы можете заказать демонстрацию возможностей 1С:ERP по управлению закупками у наших специалистов.
1 этап - планирование закупок
В 1С:ERP планирование закупок совершается на трех этапах:
- Долгосрочное – на основании подсистемы «Бюджетирования»;
- Среднесрочное – с помощью подсистемы «Планирования»;
- Краткосрочное – используя документы «Заказов поставщикам».
Все вышеперечисленные подсистемы связаны между собой. К примеру, «Бюджетирования» и «Планирования» взаимосвязаны посредством вида бюджета.
Функция «Использовать для ввода плановых данных» позволяет заполнять бюджеты, вносить плановые данные.
Сопоставления сценария планирования и бюджетирования, способствует осуществлению связи схем планирования подсистемы «Планирования».
В качестве плана используется соответствующая статья бюджета.
Так как подсистемы «Планирование» и «Бюджетирование» связанны, и имеют возможность взаимной трансляции друг у друга, такая функция позволяет им автоматически заполнять разделы бюджета данными, которые используются в плане закупок.
Раздел объемно-календарного планирования дает возможность создать план закупок в соответствии с потребностями, созданными подсистемой продаж и производства. Такая функция позволяет внести информацию о необходимых товарах и материалах к закупкам, на основании востребованности, созданных планом продаж, планом производства и планом на внутреннее потребление. Этот вариант решения осуществляется, используя настройку источников возникновения потребностей для планов закупок.
Ресурсом для заполнения плана служат, какие-либо другие планы, или клиентские заказы, заказы подрядчикам, на внутрихозяйственные нужды и пр.
Так же существует возможность настройки автоматического планирования, при этом можно учесть наличие свободных товарных остатков, как в количественном, так и суммарном выражении. Для расценки планов можно воспользоваться функцией, которая поможет получить различные варианты цен подрядчиков из системы, к примеру, существует возможность воспользоваться расценками последних поставок, минимальными или максимальными ценами, ценами на определенную дату и пр. Настроить версию расценки плановых данных возможно при помощи источников планирования – «Источник получения цены».
Так же есть возможность проверить наличие и размер товарных остатков на базах, в разрезе складов и резерве товаров в заказах поставщиков, для этого предусмотрен специальный отчет под названием «Остатки и доступность товаров».
Если существует такая потребность, общие планы продаж, можно детализировать в разрезе поставщиков, подразделений, складов и т.д.
В системе так же присутствует инструмент под названием «Скользящее планирование», который поможет изменить данные планирования и внести корректировки с учетом текущих данных. При этом планы автоматически замещаются новыми по заданным алгоритмам и нормам заполнения, но история изменений сохраняется.
В новых версиях 1С:ERP 2.5. был запрограммирован такой инструмент – помощник планирования, доступный в разделе «Управление процессом планирования». Он поможет централизованно осуществлять управление всеми видами планов:
- создавать планы вручную, или на основании дефицитов;
- пересчитывать планы;
- оценивать их сбалансированность.
Источником формирования заказов являются планы закупок, формирующиеся на следующей фазе закупа.
2 этап - Подготовка закупок
Помимо подсистемы планирования закупок сделать автоматическим создание заказов поставщику помогает подсистема «Обеспечения потребностей». В данной подсистеме можно задать такие настройки как:
- Настройка источников пополнения запасов при их дефиците и месте их получения. В этой настройке схема товародвижения автоматизируется посредством настроек – «Схемы обеспечения» и «Способы обеспечения потребностей».
- Настройка поддержания неснижаемого остатка товаров на складах, например, min\max. Здесь указывается способ поддержания, способ обеспечения и источник обеспечения. В «Настройке поддержания запасов» задаются основные параметры поддержания неснижаемого остатка: вариант поддержания, например, min\max, и способ обеспечения потребности.
Подсистемы описанные выше «Обеспечения потребностей» и «Планирования» могут работать как параллельно, так и совместно. К примеру, подсистема «Планирования» позволит задать настройки для закупки товаров на распределительный склад. А вот распределение материалов на финальные пункты происходит с помощью подсистемы «Обеспечения потребностей», согласно их нуждам, например на внутренние потребности. Совместное использование данных подсистем поможет, более подробно учесть все возможные потребности при расчете объемов закупок.
Для формирования актуальных заявок покупателя в системе существуют специальные функции «Заказы поставщикам». Автоматическое формирование заказов поставщикам, производится с использованием двух АРМов:
- формирование заказов по плану;
- формирование заказов по потребностям.
При оформлении заказов с помощью АРМов существует возможность учета остатков товаров на складах, уже заказанных ТМЦ и материалов, находящихся в резерве.
Основываясь на планах поставщиков (сценарий планирования), АРМ «формирование заказов» реализует создание документов «заказ поставщику». Здесь можно выполнить поиск по складам, соглашениям, поставщикам, сегментам номенклатуры.
АРМ «Формирование заказов по потребности» применяется в создании документов «Заказ поставщику» в основе которого лежит потребность в товарах, созданных системой по названием механизм обеспечения потребностей. В 1С:ERP необходимость создается также различными видами заказов, например, заказами клиентов, заказами в производство, заказами на перемещение, заказами на внутреннее потребление и пр. выше перечисленные функции помогают полноценно отслеживать и учитывать потребности компании при оформлении заказов товаров от поставщиков и сделать их создание автоматическим.
Совместное использование двух подсистем «Планирования» и «Обеспечения потребностей» даст возможность сделать автоматическим процесс планирования и закупки товаров, а также отследить его передвижение в разрезе необходимых аналитик, таких как: склад, подразделение, направление деятельности, на всем его пути. А еще поможет узнавать информацию о факте исполнения планов в разрезе вышеуказанных аналитик.
В момент формирования заказа поставщиков программа позволяет сделать автоматическим контроль исполнения условий поставки. Пункты условий закупки можно задать в справочниках договоров и соглашений с поставщиками:
- сроки доставки;
- графики оплаты;
- склад поступления;
- виды цен закупки;
- минимальная сумма заказ;
- лимиты цен закупки и скидок.
Информация, которая указывается в карточке справочников под названием «Соглашения с поставщиками» и «Договора с поставщиками», переносится в заказ поставщику при их выборе, в автоматическом режиме. Условия оплаты и доставки вносятся в разделе «Заказы поставщикам».
Даты поставок, которые спланированы соответственно с «Планов закупки» изменяются уточненными данными в заказах поставщикам, что позволяет контролировать и оформлять поступление товара.
Система также позволяет фиксировать график оплат не только в договоре, но и в документах «заказ поставщика» и «поступление товаров и услуг».
В зависимости от того какой вид контроля взаиморасчетов был выбран: по договору, заказу или накладной, можно указать место и график оплат. Контроль за этим графиком осуществляется как с помощью отчета «Состояние выполнения» заказа, так и журнала документов «Заказ поставщику» посредствам функции «Текущее выполнение».
Оставшиеся правила закупки система держит под контролем, автоматически, при выборе их в заказе поставщику.
3 этап - осуществление закупки
Момент поступления товаров и услуг отражается в системе с при помощи документов: поступление товаров и услуг; поступление услуг и других активов.
Первый документ скорее направлен на прием товаров одновременно с услугами, второй – на отражение самого факта поступления документов по услугам. А также на основе этих документов можно зарегистрировать счета-фактуры.
Программа имеет много функций и возможностей отражения довольно большого объёма операций по закупкам:
- возвраты от поставщиков;
- операции ответхранения, как с правом продажи, так и без него;
- учет неотфактурованных поставок;
- операции с многооборотной тарой;
- расхождение при приемке товара;
- корректировки приобретения;
- комиссионные закупки;
- учет операций импорта;
- закуп услуг переработки сырья на стороне и пр.
4 этап - завершение обязательств
Установка 1С:ERP решит проблему с контролированием процесса выполнения условий по процедуре закупки. Это определяется разделами подсистем «Закупки», «Планировании и бюджетирование», «Обеспечение потребностей» и пр.
Отчетные ведомости в теме «Закупки» помогут дать оценку:
- состоянию взаиморасчетов с клиентами (задолженность поставщикам, уровень кредиторской задолженности и прочее);
- исполнению условий закупок;
- динамике поставок;
- уровню и изменению цен поставщиков;
- состоянию выполнения заказов поставщиков;
- исполнению графиков поставки и оплаты и пр.
Для того, чтобы составить прогноз по различным версиям процесса закупки, а также ее влияния на учетные данные, можно использовать подсистему «Бюджетирования и планирования» для составления сравнительного анализа план – факт за любой период времени.
Для оценивания продвижения товаров, с учетом аналитических данных (номеров партии, склада, базы, серии товара) используют другие подсистемы, например, «Склад и доставка»:
- остатки доступность товаров;
- ведомость движения товаров и пр.
Таким образом, программа автоматизации на базе 1С:ERP затрагивает все возможные сферы процесса закупки на всех ее этапах. Упрощает решение всех вопросов закупочных процедур, так как имеет легкий и доступный инструментарий, оптимизирующий управление и контроль над закупками для компаний с различными видами деятельности.
Закажите демонстрацию возможностей 1С:ERP по управлению закупками у наши специалистов.
